5 façons d'éliminer les frictions et d'optimiser votre Digital Workplace

Ces environnements de travail numériques ont été déployés dans leur grande majorité comme une solution d’urgence face à un défi nouveau et inattendu, et on peut affirmer sans risque de se tromper que la plupart des organisations n’y étaient pas préparées. Par conséquent, la majorité de ces environnements de travail numériques ont été mis en place sans s’appuyer sur une planification à long terme ni sur une stratégie mûrement réfléchie.  

C'était compréhensible à l'époque. La plupart des dirigeants n'avaient tout simplement pas le temps d'élaborer des plans détaillés pour le télétravail hybride face à une pandémie naissante. Après tout, beaucoup pensaient que les mesures de confinement liées à la pandémie ne dureraient que quelques semaines — les employés pourraient alors retourner au bureau. Ou pas.

Les environnements de travail numériques sont là pour durer
Même si les approches hybrides mises en place à la hâte et les environnements de travail numériques adoptés à l’époque par les entreprises étaient acceptables, ils étaient — et le sont encore dans de nombreux cas — loin d’être optimisés. Ils n’ont jamais été conçus comme des solutions permanentes, mais uniquement comme des solutions temporaires.  

Les mentalités ont toutefois évolué. Tout le monde s'accorde à dire que le télétravail et le travail hybride sont là pour durer. Selon Owl Labs, 48 % des responsables estiment que le télétravail ou le travail hybride a rendu leur équipe plus productive, et 20 % des salariés seraient prêts à renoncer à 10 % de leur salaire pour bénéficier d'une semaine de travail de quatre jours.  

Si vous faites partie des nombreuses entreprises qui envisagent de maintenir à long terme leurs politiques de télétravail et/ou de travail hybride, vous devez vous demander sérieusement si votre configuration actuelle est optimisée.  

Oui, cela pourrait fonctionner… mais est-ce efficace et productif ? Si ce n'est pas le cas, vous devriez envisager environnement de travail numérique .  

Digital Workplace environnement de travail numérique
Un environnement de travail numérique un environnement dans lequel la technologie est largement mise à profit pour faciliter et rationaliser les processus de travail, la communication, la collaboration et le partage d'informations entre les employés. Il s'appuie sur divers outils, plateformes et solutions numériques afin de créer un écosystème cohérent qui transcende les frontières physiques.

L'optimisation de l'environnement de travail numérique vise donc à identifier les moyens d'améliorer et de renforcer les processus numériques afin de réduire les coûts opérationnels, de rationaliser les flux de travail des collaborateurs, d'accroître la productivité, de favoriser la cohésion et la communication, et bien plus encore. Fondamentalement, elle consiste à tirer parti de diverses solutions numériques pour créer un environnement de travail intégré, convivial et efficace.

Il y a plusieurs questions que vous devriez vous poser pour déterminer si votre environnement de travail numérique optimisé, par exemple :

• Notre environnement de travail numérique est-il environnement de travail numérique pour favoriser les résultats de l'entreprise ? 
• Avons-nous recueilli les avis et les commentaires des employés avant le déploiement ? 
• Avons-nous évalué les attentes et les besoins du personnel avant le déploiement ? 
• Avons-nous créé différents profils types pour évaluer l'impact potentiel sur différents groupes ? 
   
• De quoi ces personas ont-elles besoin ? 
• Quelles sont leurs exigences précises ? 
   
• Nos collaborateurs ont-ils adopté notre environnement de travail numérique, ou y a-t-il une certaine résistance ? 
• Collectons-nous des données et des informations analytiques afin d'évaluer les statistiques d'utilisation de l'espace de travail ?  
• Avons-nous conçu un lieu de travail centré sur l'humain ? 
   
• Ses services sont-ils conçus pour répondre aux besoins de nos collaborateurs ? 
• Est-ce que cela facilite leur collaboration ? 
• Cela leur apporte-t-il un soutien et leur donne-t-il les moyens d'agir ? 
   

Si vous répondez « non » à ces questions, il y a de fortes chances que votre environnement de travail numérique mis en place à la hâte en raison de la pandémie et qu’il ait besoin d’un peu d’attention.  

Aborder Digital Workplace
L'optimisation consiste essentiellement à adapter les ressources aux besoins, en fournissant à chaque collaborateur et à chaque fonction les outils et services dont ils ont besoin, sans plus. Inutile d'en faire tout un plat.  

Cela dit, il ne s’agit pas simplement d’une situation du type « si ceci, alors cela ». L’optimisation doit également prendre en compte la manière dont ces outils et services sont utilisés et viser à favoriser un accès fluide depuis les appareils et les lieux nécessaires. Ce faisant, elle permet de mettre en avant le niveau approprié de données et d’informations en fonction des rôles, d’améliorer l’expérience des collaborateurs, de réduire les frictions et d’accroître la productivité globale de l’organisation.  

En substance, un environnement de travail numérique optimisé environnement de travail numérique aux collaborateurs un écosystème d’outils collaboratifs leur permettant de travailler à distance, que ce soit en télétravail à temps plein ou dans le cadre d’un modèle hybride. Ce faisant, il permet notamment :

• Une communication et une collaboration fluides entre des collaborateurs dispersés géographiquement. 
• Une efficacité et une productivité accrues grâce aux technologies numériques. 
• transformation digitale innovation dans l'ensemble des activités. 
   

Il n’existe pas de stratégie unique ni de référence absolue en la matière. Chaque organisation doit aborder l’optimisation en fonction des spécificités de son propre environnement de travail numérique. L’un de ses principes fondamentaux consiste toutefois à éliminer les frictions numériques qui, entre autres, préviennent la fatigue décisionnelle, les vulnérabilités techniques, le désengagement des collaborateurs et les risques liés à la vie privée.  

Voici cinq façons d'éliminer les frictions dans votre environnement de travail numérique:

Le terme « friction numérique » désigne les efforts superflus que les employés doivent fournir lorsqu'ils interagissent avec les technologies sur leur lieu de travail. Cette friction se manifeste sous diverses formes, telles que les étapes supplémentaires nécessaires pour accomplir des tâches courantes, la nécessité de passer d'une application à l'autre pour accéder à des informations, ou encore des processus de travail complexes qui détournent les employés d'un travail à valeur ajoutée.

1. Contrôles d'identité et d'accès

L'objectif principal de la gestion des identités et des accès (IAM) est de permettre environnement de travail numérique personnes autorisées d'accéder en toute fluidité à votre environnement de travail numérique . Grâce à des outils tels que l'authentification unique, les collaborateurs peuvent se connecter une seule fois et accéder à tout ce dont ils ont besoin dans le cadre de leurs fonctions. Cet objectif doit être concilié avec les exigences de sécurité, et de nombreux services s'associent pour intégrer un accès conditionnel permettant d'y parvenir, par exemple en vérifiant des éléments tels que la localisation de l'appareil.  

2. Confidentialité des données et gouvernance

La protection des données n'a plus besoin d'être présentée. Elle nous a été martelée ces dernières années avec l'émergence d'initiatives législatives telles que le RGPD de l'UE. Cela dit, une bonne gouvernance des données permet d'éliminer les frictions en supprimant les obstacles inutiles à l'accès aux données et aux informations grâce à des solutions telles que le marquage de sensibilité et les règles d'accès conditionnel. Cela s'inscrit dans le cadre des contrôles d'accès basés sur les rôles et constitue un élément indispensable à un environnement de travail numérique optimisé.  

3. Bien-être des salariés

Les environnements de travail numériques ne devraient pas se limiter uniquement au… travail. Ils constituent un point de contact essentiel entre une entreprise et ses collaborateurs et, à ce titre, il existe des outils permettant de recueillir des informations sur le bien-être des collaborateurs. Ceux-ci permettent non seulement d’offrir un meilleur accompagnement managérial aux travailleurs en mode hybride et à distance, mais aussi de donner aux collaborateurs les moyens de gérer et d’optimiser leurs flux de travail.  

4. Gestion des terminaux des utilisateurs finaux

Les responsables informatiques doivent disposer d'une visibilité totale sur les appareils de l'entreprise que les employés utilisent dans le cadre de leur travail. Cela est important non seulement du point de vue de la sécurité, pour s'assurer que les protocoles, les mises à jour et les correctifs sont tous à jour, mais aussi pour obtenir des informations utiles.  

L'analyse des appareils peut vous en apprendre beaucoup sur la manière dont les collaborateurs interagissent avec environnement de travail numérique, ce qui vous permet d'optimiser les performances, d'améliorer l'allocation des ressources et de maîtriser les coûts. Pensez également à proposer davantage de fonctionnalités d'auto-service informatique et d'auto-réparation afin de permettre aux collaborateurs de s'approprier leur environnement technologique, par exemple en autorisant le téléchargement de logiciels pour éviter les longs processus de validation.  

5. Formation et développement professionnel

Lorsque le monde entier est passé au télétravail en 2020, de nombreuses entreprises ont supposé que leurs collaborateurs s’y adapteraient comme des poissons dans l’eau. Il était évident que cela ne pouvait pas être le cas. Tout le monde n’est pas à l’aise avec la technologie, et les environnements de environnement de travail numérique numériques peuvent s’avérer exclusifs pour ceux qui ne le sont pas. Trouvez des moyens d’intégrer des formations et des programmes de développement axés sur votre environnement de travail numérique favoriser l’égalité des chances et environnement de travail numérique garantir que tous les collaborateurs puissent en tirer pleinement parti.  

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Lorsque l'on évoque environnement de travail numérique de environnement de travail numérique , on a naturellement tendance à se concentrer sur l'aspect financier — un sujet que nous avons abordé dans un article récent —, mais l'optimisation environnement de travail numérique votre environnement de travail numérique peut apporter toute une série d'avantages à long terme.  

Optimiser votre environnement de travail numérique veillant à ce qu’il soit mobile et adaptatif, régulièrement mis à jour pour s’adapter à l’évolution des objectifs de l’entreprise, et accessible à tous, permettra non seulement de réaliser d’importantes économies, mais aussi d’améliorer l’expérience globale des collaborateurs, leur engagement, leur productivité et, en fin de compte, expérience client. 

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