5 formas de eliminar las fricciones y optimizar tu entorno de trabajo digital

Estos entornos de trabajo digitales se implantaron, en su gran mayoría, como una solución urgente ante un reto nuevo e inesperado, y se puede afirmar con seguridad que la mayoría de las organizaciones no estaban preparadas para ello. En consecuencia, la mayoría de estos entornos de trabajo digitales se implantaron sin el respaldo de una planificación a largo plazo ni de una estrategia bien meditada.  

En aquel momento, era comprensible. La mayoría de los altos directivos simplemente no tenían tiempo para elaborar planes detallados sobre el teletrabajo híbrido ante la aparición de una pandemia. Al fin y al cabo, muchos pensaban que los confinamientos por la pandemia solo durarían unas semanas y que, después, los trabajadores podrían volver a la oficina. O quizá no.

Los entornos de trabajo digitales han llegado para quedarse
Aunque los enfoques híbridos y los entornos de trabajo digitales que las organizaciones adoptaron de forma repentina en aquel momento estaban bien, estaban —y, en muchos casos, siguen estando— lejos de estar optimizados. Nunca se concibieron como soluciones permanentes, sino solo temporales.  

Sin embargo, las actitudes han cambiado. La opinión general es que el teletrabajo y el modelo híbrido han llegado para quedarse. El 48 % de los directivos cree que el teletrabajo y el modelo híbrido han aumentado la productividad de su equipo, y el 20 % de los trabajadores estaría dispuesto a renunciar al 10 % de su salario a cambio de una semana laboral de cuatro días, según Owl Labs.  

Si eres una de las muchas organizaciones que pretenden mantener a largo plazo las políticas de teletrabajo y/o trabajo híbrido, debes plantearte seriamente si tu configuración actual está optimizada.  

Sí, puede que funcione, pero ¿lo hace de forma eficiente y productiva? Si no es así, deberías plantearte optimizar el entorno de trabajo digital.  

Optimización del lugar de trabajo digital
Un lugar de trabajo digital es un entorno en el que se aprovecha ampliamente la tecnología para facilitar y agilizar los procesos de trabajo, la comunicación, la colaboración y el intercambio de información entre los empleados. Utiliza diversas herramientas, plataformas y soluciones digitales para crear un ecosistema cohesionado que trasciende las fronteras físicas.

Por lo tanto, la optimización del entorno de trabajo digital se centra en buscar formas de mejorar y potenciar los procesos digitales con el fin de reducir los costes operativos, agilizar los flujos de trabajo de los empleados, aumentar la productividad, fomentar la cohesión y la comunicación, entre otras cosas. Básicamente, consiste en aprovechar diversas soluciones digitales para crear un entorno de trabajo integrado, fácil de usar y eficiente.

Hay varias preguntas que deberías plantearte a la hora de decidir si tu entorno de trabajo digital está optimizado, como por ejemplo:

• ¿Está nuestro entorno de trabajo digital diseñado en función de los resultados empresariales? 
• ¿Recogimos las opiniones y comentarios de los empleados antes de la puesta en marcha? 
• ¿Evaluamos las necesidades y deseos de la plantilla antes de la puesta en marcha? 
• ¿Hemos creado diferentes perfiles para evaluar cómo podrían verse afectados los distintos grupos? 
   
• ¿Qué necesitan estos perfiles? 
• ¿Cuáles son sus requisitos concretos? 
   
• ¿Han adoptado los empleados nuestro entorno de trabajo digital o hay resistencia? 
• ¿Recopilamos datos y análisis para evaluar las estadísticas de uso del lugar de trabajo?  
• ¿Hemos diseñado un lugar de trabajo centrado en las personas? 
   
• ¿Sus servicios están pensados para nuestra gente? 
• ¿Influye en su forma de colaborar? 
• ¿Les apoya y les da fuerza? 
   

Si tu respuesta a estas preguntas es «no», lo más probable es que tu entorno de trabajo digital fuera fruto de la prisa provocada por la pandemia y que le vendría bien un poco de atención y cuidado.  

Cómo abordar la optimización del lugar de trabajo digital
La optimización consiste, fundamentalmente, en un proceso de ajuste que proporciona a cada empleado y a cada puesto de trabajo las herramientas y los servicios que necesitan, sin más. No hay que darle más vueltas.  

Dicho esto, se trata de algo más que una simple situación del tipo «si esto, entonces aquello». La optimización también debe abordar la forma en que se utilizan estas herramientas y servicios, y tratar de facilitar un acceso fluido desde los dispositivos y ubicaciones necesarios. De este modo, contribuye a mostrar el nivel adecuado de datos e información en función del puesto, a mejorar la experiencia de los empleados, a reducir las dificultades y a aumentar la productividad general de la organización.  

En esencia, un entorno de trabajo digital optimizado ofrece a los empleados un ecosistema de herramientas colaborativas para trabajar a distancia, ya sea de forma totalmente remota o mediante un modelo híbrido. De este modo, permite lo siguiente:

• Una comunicación y colaboración fluidas entre empleados que trabajan en diferentes lugares. 
• Mayor eficiencia y productividad impulsadas por la tecnología digital. 
• Transformación digital e innovación en todas las operaciones. 
   

No existe una estrategia única ni un modelo de referencia para ello. Cada organización debe abordar la optimización en función de las características específicas de su propio entorno de trabajo digital. Sin embargo, uno de sus principios fundamentales es la eliminación de la fricción digital, lo que, entre otras cosas, evita la fatiga decisoria, las vulnerabilidades técnicas, la desconexión de los empleados y los riesgos para la privacidad.  

A continuación te presentamos cinco formas de eliminar los obstáculos en tu entorno de trabajo digital:

El término «fricción digital» hace referencia al esfuerzo innecesario que deben realizar los empleados al interactuar con la tecnología en el lugar de trabajo. Esta fricción se manifiesta de diversas formas, como los pasos adicionales que hay que dar para completar tareas rutinarias, la necesidad de cambiar entre varias aplicaciones para acceder a la información y los flujos de trabajo complicados que restan valor al trabajo significativo.

1. Controles de identidad y acceso

El objetivo principal de la gestión de identidades y accesos (IAM) es proporcionar a las personas autorizadas un acceso fluido a su entorno de trabajo digital. Gracias a herramientas como el inicio de sesión único, los empleados pueden iniciar sesión una sola vez y acceder a todo lo que necesitan para desempeñar su función. Esto debe equilibrarse con las necesidades de seguridad, y para lograrlo se combinan diversos servicios que incluyen el acceso condicional, es decir, comprobando aspectos como la ubicación del dispositivo.  

2. Privacidad de los datos y gobernanza

La privacidad de los datos no necesita presentación. Se nos ha inculcado en los últimos años con la aparición de iniciativas legislativas como el RGPD de la UE. Dicho esto, una buena gobernanza de los datos permite eliminar las fricciones al suprimir barreras innecesarias al acceso a los datos y la información mediante soluciones como el etiquetado de sensibilidad y las normas de acceso condicional. Esto va de la mano de los controles de acceso basados en roles y es imprescindible para un entorno de trabajo digital optimizado.  

3. Bienestar de los empleados

Los entornos de trabajo digitales no deberían centrarse únicamente en… bueno, el trabajo. Constituyen un punto de contacto fundamental entre una organización y sus empleados y, como tales, existen herramientas que pueden utilizarse para recabar información sobre el bienestar de los empleados. Estas herramientas no solo permiten ofrecer un mejor apoyo directivo a los trabajadores híbridos y a distancia, sino que también capacitan a los empleados para gestionar y optimizar sus flujos de trabajo.  

4. Gestión de dispositivos de usuario final

Los responsables de TI deben tener un control total sobre los dispositivos de la empresa que utilizan los empleados para trabajar. Esto no solo es importante desde el punto de vista de la seguridad —para garantizar que los protocolos, las actualizaciones y los parches estén en regla—, sino también desde el punto de vista de la obtención de información.  

El análisis de dispositivos puede aportar mucha información sobre cómo interactúan los empleados con el entorno de trabajo digital, lo que te permite optimizar el rendimiento, mejorar la asignación de recursos y gestionar los costes. Además, plantéate ofrecer más funciones de autoservicio y autorreparación en materia de TI para que los empleados puedan tomar las riendas de su entorno tecnológico; por ejemplo, permitiendo la descarga de software para evitar largos procesos de aprobación.  

5. Formación y desarrollo

Cuando el mundo pasó al teletrabajo en 2020, muchas organizaciones dieron por sentado que sus empleados se adaptarían sin problemas. Obviamente, esto nunca pudo ser así. No todo el mundo se maneja bien con la tecnología, y los entornos de trabajo digitales pueden resultar excluyentes para quienes no lo hacen. Busca formas de incorporar formación y desarrollo centrados en tu entorno de trabajo digital para ayudar a igualar las condiciones y garantizar que todos los empleados puedan sacarle el máximo partido.  

¿Estás listo para optimizar tu entorno de trabajo digital?
Cuando se piensa en la optimización del entorno de trabajo digital, es natural centrarse en el aspecto económico —que ya tratamos en un artículo reciente—, pero optimizar tu entorno de trabajo digital en su conjunto puede aportar toda una serie de beneficios a largo plazo.  

Optimizar tu entorno de trabajo digital, garantizando que sea móvil y adaptable, que se actualice periódicamente para adaptarse al ritmo cambiante de los objetivos de la organización y que sea accesible para todos, no solo te ayudará a lograr un ahorro significativo de costes, sino que también mejorará la experiencia general de los empleados, su compromiso, su productividad y, en última instancia, la experiencia del cliente. 

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