5 elementos imprescindibles en el entorno de trabajo digital

En respuesta a ello, Stephen Homer, de Getronics, sugiere ampliar un poco el enfoque. Alejarse de los proveedores y las aplicaciones para centrarse en las funcionalidades y metodologías de mayor alcance que el lugar de trabajo digital necesita ahora para mantener su productividad. Considera que, en el próximo año o dos, cinco tecnologías clave —algunas ya conocidas, otras emergentes— no serán solo elementos «deseables», sino imprescindibles para el lugar de trabajo digital. 

Algunas personas estarán de acuerdo. Otras, quizá ni siquiera se den cuenta de que son necesarias. Y al menos una de ellas es, en gran medida, un concepto nuevo, que aún está definiendo su nicho de mercado. Lo que está claro es que no es la misma lista que hace diez (o incluso dos) años. 

Vamos a ello, empezando por uno que no admite discusión alguna.

Las conexiones en la nube se convierten en espacios de trabajo en la nube

Todos los trabajadores necesitan estar conectados, y ese objetivo ya se ha cumplido en gran medida. La conexión de banda ancha en casa ha respondido bien durante dos años de reuniones de trabajo por Zoom durante el día y de Netflix por la noche; la generalización del wifi ha permitido a la gente trabajar desde la mesa de la cocina con la misma facilidad que desde la habitación de invitados. Pero a medida que avanzamos hacia un mundo pospandémico, la nube se está convirtiendo en algo más que simple conectividad.

Los datos disponibles hasta ahora indican que solo un tercio de los empleados de oficina ha vuelto a su puesto de trabajo a tiempo completo. Otro tercio solo pasa allí algún que otro día. Y es posible que hasta un tercio no vuelva nunca. Pero todas estas personas necesitan —y merecen— el mismo acceso a las aplicaciones, los datos y la asistencia técnica. Lo que significa que un espacio de trabajo completo basado en la nube es nuestra primera necesidad para este nuevo mundo.

Un espacio de trabajo en la nube no es solo un conjunto de «aplicaciones en la nube». Aunque eso es el punto de partida, un verdadero espacio de trabajo en la nube ofrece una experiencia equivalente a la de una sede física: un espacio compartido donde las personas interactúan, intercambian información, forman equipos de forma espontánea y llevan a cabo su trabajo. En otras palabras, el trabajo se percibe como la empresa conjunta que es, con una visión compartida en toda la empresa basada en las mismas ideas e información. Y no debería importar cómo se conecten a él ni qué dispositivo utilicen para hacerlo, del mismo modo que no importa si llevas un traje gris o azul a la oficina «física».

Ese es nuestro primer requisito imprescindible: la evolución de los servicios en la nube hacia espacios de trabajo digitales compartidos, accesibles desde cualquier dispositivo y en cualquier momento. Pero para sacarle el máximo partido es necesario adoptar un nuevo enfoque respecto a ese bien tan valioso: el trabajo en equipo.

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Servicios de colaboración y comunicación de primer nivel

250 millones de personas utilizan Microsoft Teams, frente a los 17 millones de hace apenas un par de años. WhatsApp se utiliza ahora para fines profesionales, y el significado de «Zoom» ha cambiado. Todo el mundo está ya acostumbrado a las reuniones virtuales, aunque estas vengan acompañadas de un poco de fatiga visual.

Y ahí está la clave. Para que resulten eficaces durante la próxima década, las herramientas de colaboración y comunicación que utiliza el 80 % de los empleados deben evolucionar.  Porque la productividad es algo más que ver a la gente en una pantalla. Piensa en el esfuerzo emocional adicional que supone transmitir lo que quieres decir en una videollamada, y en la energía que te puede consumir cuando lo haces cuatro, cinco o incluso una docena de veces al día. (Los psicólogos lo denominan «trabajo emocional»). Eso no es sostenible para las empresas, ni bueno para la salud de sus empleados.

Pasemos ahora al siguiente punto: la idea de que trabajar es algo más que comunicarse. Se trata de la cocreación. La sensación de que, gracias a tus esfuerzos, está surgiendo algo útil. Hablar por sí solo no basta para hacer el trabajo; las grandes ideas surgen de las buenas relaciones y de las experiencias compartidas.

Por eso ese equipo en la sala de reuniones parece rebosar energía, mientras la gente garabatea en los caballetes y pega notas adhesivas por todas partes. Es el hecho de saber que todos se han levantado a las 5 de la mañana porque les importaba aportar su granito de arena. Es incluso la pizza que comparten cuando terminan la última diapositiva. 

La próxima herramienta imprescindible no te traerá la pizza… todavía. Pero sí que reproducirá en mayor medida ese entendimiento compartido y esa cultura común que tradicionalmente han prosperado en el entorno de la oficina. Supondrá entornos más inmersivos que reúnan a quienes se encuentran en una sala de reuniones con personas que teletrabajan desde lugares remotos en un único espacio colaborativo, sin que los teletrabajadores se sientan en desventaja. 

En resumen, esto se traduce en aplicaciones más intuitivas, vídeo de mayor calidad, pizarras digitales más inteligentes y un mejor intercambio de documentos. Puede que incluso incluya realidad virtual (RV) en toda regla. Y al disponer de más «pistas» de comunicación, resultará menos agotador para los trabajadores, lo que significa que estarán más contentos y serán más productivos. Eso sí que es de primera.

De una informática de «intervención mínima» a una de «sin intervención»

El modelo de servicios en la nube ha mejorado enormemente la situación, pero gran parte del soporte informático sigue siendo un bucle sin fin del tipo «¿Has probado a apagarlo y volver a encenderlo? ». Y eso tiene que cambiar; por eso, nuestro tercer elemento imprescindible para la próxima década es la informática «zero touch».

En el modelo «zero touch», el soporte técnico se presta sin que el usuario final se dé cuenta —y sin que esté presente el simpático técnico de informática—. Los dispositivos se configuran de fábrica con todo el software y los servicios necesarios, y quedan disponibles en cuanto se encienden, de acuerdo con el rol y los permisos de cada usuario. Lo ideal es que el usuario inicie sesión una sola vez y tenga acceso inmediato a todos los recursos que necesite. 

(Y si surge algún problema, se puede resolver sobre la marcha, a veces incluso antes de que se produzca. Y es que, gracias al análisis a escala de red y a los modelos predictivos, los problemas se pueden prever y resolver mucho antes de que el usuario se plantee abrir un ticket de incidencia.)

En el modelo «zero touch», es posible que el usuario final nunca tenga que hablar con un técnico ni reunirse con él. Pero el técnico sigue ahí, velando por que todo funcione a la perfección desde la distancia.

Seguridad, privacidad y cumplimiento normativo integrados

La necesidad de garantizar la seguridad de las aplicaciones y los datos ni siquiera es objeto de debate. Pero, dado que nuestra forma de trabajar ha cambiado, los modelos de seguridad también deben adaptarse. Y ese es nuestro cuarto requisito imprescindible: la seguridad de los datos, la privacidad personal y el cumplimiento normativo, combinados en un único conjunto integrado.

La seguridad tradicional (como ocurre con la mayoría de las VPN) canaliza la autenticación y el inicio de sesión a través del centro de datos. Es como si los aldeanos acudieran al castillo en la Europa medieval: un único lugar de autoridad al que acudir para todos. Pero, al igual que en la sociedad feudal, este modelo presenta problemas. No se adapta bien a la escalabilidad, ya que requiere recursos adicionales en el núcleo. Se basa más en la autenticación del dispositivo que en la de la persona, lo que allana el camino para que los actores malintencionados utilicen claves y contraseñas. Y, sobre todo, se rige por el principio de «una vez que entras, ya estás dentro»: un único punto de vulnerabilidad puede permitir que los piratas informáticos campen a sus anchas por toda tu red.

El enfoque moderno es el ZTNA, o «Zero Trust Network Access» (acceso a la red de confianza cero). Y es nuestro cuarto elemento imprescindible. En lugar de basarse en la autenticación en el núcleo, el ZTNA realiza la autenticación en el perímetro: en el perímetro del castillo, no en la sala del trono. Es un modelo que se adapta mucho mejor y, lo que es aún más importante, se basa en roles y reglas, autorizando a la persona en lugar de a su dispositivo y concediendo acceso únicamente a las aplicaciones y los datos que necesita. Esto conlleva una serie de ventajas. El cumplimiento normativo puede exigir que un empleado pueda ver este documento pero no aquel otro , o que pueda ver el documento pero solo dentro de la suite ofimática, no cuando trabaja desde casa. Esto puede configurarse como una política permanente para un puesto de trabajo concreto. De este modo, incluso si un hacker logra colarse, su objetivo se limita a un minúsculo subconjunto de recursos corporativos —a los que, al acceder a través de túneles cifrados, en su mayoría ni siquiera son visibles para su malicioso malware—. Esto convierte a ZTNA en el futuro. Todo ocurre en la valla perimetral.

Un nuevo nivel de experiencia y compromiso de los empleados

Nuestro último elemento imprescindible pertenece a una categoría de software tan nueva que la mayoría de las empresas ni siquiera han oído hablar de ella. Se está dando a conocer como EXP: la experiencia del empleado.

En pocas palabras, EXP recupera lo que el teletrabajo nos quita: el bullicio de la oficina, las conversaciones espontáneas, los encuentros fortuitos en los pasillos y los ascensores. Se trata de encontrar una forma de recrear el ajetreo de la vida en la oficina a través de una experiencia digital, sin que haya nadie físicamente en la oficina. 

¿Por qué es esto útil? Porque la cultura no se rige por las declaraciones de misión ni por los decretos de la junta directiva. Reside en lo tácito e implícito, en las sutiles señales sociales que los trabajadores captan de las personas que les rodean. Puede que el código de vestimenta sea informal, pero ¿alguien se lo ha dicho al chico nuevo que acaba de aparecer con un traje de Savile Row? ¿Podrá alguien ordenado integrarse en un departamento tremendamente creativo lleno de escritorios desordenados?

Es en el ambiente de una oficina donde las personas aprenden a llevarse bien entre sí y descubren cómo se hacen las cosas. Gran parte de ello reside en los pequeños detalles. Por eso, el software EXP facilita «pequeños detalles» como el chat entre empleados, los manuales de instrucciones y saber qué hay hoy para comer en la cantina. Esos pequeños detalles son los que convierten a un grupo de individuos en un equipo en el que todos se sienten a gusto entre sí. 

La EXP, a veces denominada «métricas sociales», ofrece otra ventaja. Cuando los directivos pueden ver quién es productivo y quién tiene dificultades, esto les ayuda a tomar decisiones que van desde las revisiones salariales hasta los planes de formación. Al comprobar quién ha leído una nota del director general, se puede evaluar el grado de comprensión de una nueva norma. Por supuesto, esto requiere un equilibrio muy, muy delicado: hay una línea muy fina entre echar una mano y convertirse en un auténtico «Gran Hermano». Pero las oportunidades que ofrece EXP son enormes, lo que la convierte en nuestro último elemento imprescindible.

Conclusión: un futuro lleno de oportunidades

Hoy en día ya existen herramientas y aplicaciones para este espacio de trabajo digital del futuro, y Getronics puede ayudarte a sacarle partido. Porque ese es nuestro negocio: permitirte prosperar en un mundo y un entorno laboral que han cambiado para siempre. Y se trata tanto de fomentar las relaciones entre las personas como de facilitar su comunicación. Si estás listo, ponte en contacto con Getronics aquí.