La optimización de los costes operativos empieza por tu entorno de trabajo digital

En otras palabras, no estaban —y, en muchos casos, siguen sin estar— optimizados, lo que puede plantear importantes retos a las organizaciones que ahora dependen de ellos en su día a día como parte integral de sus operaciones.  

Estos entornos de trabajo digitales de la era de la pandemia no solo no estaban optimizados en general, sino que tampoco lo estaban —y, de nuevo, en muchos casos siguen sin estarlo— desde el punto de vista de los costes. Ahora que las organizaciones se enfrentan a importantes presiones inflacionistas, a una crisis energética y al aumento de los costes de los bienes y servicios, la necesidad de aplicar medidas de ahorro nunca ha sido mayor.
 

Optimización de costes en el entorno de trabajo digital
El éxito del entorno de trabajo digital depende en gran medida no solo de optimizar la tecnología y los procesos para satisfacer las necesidades de la organización, sino también de garantizar que no se malgaste el dinero.  

Según el informe «State of the Cloud» de Flexera de 2022, hasta un 32 % del gasto en la nube se desperdicia porque los equipos suelen carecer de la visibilidad necesaria para garantizar que la organización obtenga el máximo rendimiento de cada céntimo gastado; en otras palabras, no han considerado ni implementado FinOps y, por lo tanto, no pueden tomar decisiones fundamentadas sobre la asignación de costes.  

Nuestros propios datos, extraídos de 4 millones de suscripciones de usuarios finales a Microsoft 365, revelan una situación similar: entre el 17 % y el 37 % del gasto en licencias de usuario final se desperdicia. No se trata de que las licencias estén sin asignar, sino de que los usuarios simplemente no utilizan determinados elementos de su licencia, lo que significa que podrían cambiarse por alternativas más rentables.  

Todo proceso de FinOps comienza con el análisis del estado de la implantación de tu entorno de trabajo digital, con el fin de recopilar datos y establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) que permitan reducir costes. Como experto mundial en el futuro del trabajo y los entornos de trabajo digitales, Getronics puede ayudarte a lograrlo.  
 

5 oportunidades clave para la optimización de costes
Evaluación de licencias
Los responsables de TI no pueden optimizar los costes del entorno de trabajo digital ni lograr ahorros sin comprender claramente qué activos están implementados en toda la organización y cómo los utilizan los empleados para alcanzar los objetivos a largo plazo de la empresa.  

Una forma de conseguir esta visibilidad es mediante una evaluación de licencias que permita hacer un balance de los activos de software implantados en toda la organización. Más del 80 % de las empresas con las que hablamos tienen un exceso de licencias y están pagando innecesariamente por licencias que no se utilizan.  

Por otra parte, una evaluación de licencias permite a los responsables de TI eliminar las licencias redundantes e implementar una configuración de licencias basada en perfiles que tenga en cuenta qué licencias necesita cada usuario y las asigne según las necesidades.  

Dispositivo como servicio
El modelo «Dispositivo como servicio» (DaaS) permite a las organizaciones adquirir hardware —como ordenadores, teléfonos inteligentes y tabletas— como un servicio de pago que se puede ampliar o reducir en función de las necesidades de la organización. En lugar de pagar por adelantado una cantidad X de dispositivos, las organizaciones simplemente abonan una cuota mensual fija por los dispositivos que necesitan.  

El DaaS se ha convertido en un elemento fundamental de muchos modelos de entorno de trabajo digital con el auge del teletrabajo y el trabajo híbrido, debido a la necesidad de flexibilidad. El DaaS, que suele incluir copias de seguridad, seguimiento de activos, seguridad y gestión del fin de la vida útil, alivia la carga que supone la gestión de los recursos informáticos, al tiempo que ofrece una mayor visibilidad del estado de las tecnologías de la información de una organización, lo que puede ayudar a los responsables de la toma de decisiones a planificar mejor las inversiones.  

«Trae tu propio dispositivo»
Los entornos de trabajo digitales optimizados se adaptan mejor a los sistemas de seguridad basados en perfiles de usuario, lo que abre las puertas a oportunidades más seguras en el marco de la iniciativa «Trae tu propio dispositivo» (BYOD), es decir, la tendencia que permite a los empleados utilizar sus dispositivos personales para conectarse a las redes de la organización y acceder a los sistemas relacionados con el trabajo.  

Un programa BYOD seguro puede suponer un ahorro significativo de costes para las organizaciones, ya que requiere una menor inversión en dispositivos y hardware. Sin embargo, el BYOD exige medidas de seguridad estrictas; el acceso de dispositivos personales a la red de una organización puede suponer graves riesgos de seguridad si no se cuentan con las medidas de protección y las políticas de seguridad adecuadas.

Gestión del ciclo de vida basada en la inteligencia artificial
La inteligencia artificial (IA) permite generar métricas en tiempo real sobre el estado, el crecimiento y los factores de riesgo de un producto. Esta visibilidad conduce de forma natural a una mejor gestión del ciclo de vida del producto, ya que la IA predice fallos, anticipa parches y avisa de las actualizaciones de software. Este nivel de visibilidad también puede facilitar mejores soluciones de financiación, ya que los responsables de la toma de decisiones pueden ver cuándo y por qué los productos podrían estar a punto de fallar.  

«Las empresas solían utilizar un modelo de renovación quinquenal para «actualizar» la tecnología de su infraestructura digital. Esto daba lugar a una curva en forma de diente de sierra al representar la madurez digital a lo largo del tiempo. Los proveedores de espacios de trabajo en la nube, como Google y Microsoft, van incorporando constantemente nuevas funciones y mejoras para mantener a las empresas al día. Por ello, las empresas deben adoptar una estrategia de optimización continua que aproveche las herramientas digitales de análisis y asesoramiento en tiempo real» , afirma Stephen Homer, gestor de la cartera de espacios de trabajo digitales de Getronics.  

Espacios inteligentes y ahorro energético
Las organizaciones que aún utilizan oficinas físicas pueden lograr una optimización significativa de los costes mediante una gestión de las instalaciones más eficaz y eficiente desde el punto de vista energético. Soluciones sencillas, como la iluminación activada por movimiento y el uso de datos de gestión de instalaciones (FM) para determinar cuándo deben activarse los sistemas de climatización, pueden suponer un enorme ahorro en los costes energéticos.  

Los espacios inteligentes también pueden ayudar a las organizaciones a ahorrar dinero al reducir la superficie inmobiliaria necesaria. Las salas de reuniones, los escritorios, las taquillas y las plazas de aparcamiento suelen funcionar mejor mediante sistemas de reserva, ya que las organizaciones utilizan, en esencia, menos espacio físico para el mismo número de empleados.  
 

Empieza tu proceso de optimización de costes con Getronics
Por supuesto, tu equipo puede optimizar estos cinco aspectos por separado, pero tiene mucho más sentido implementarlos todos a la vez colaborando con un socio de confianza en tu proceso de optimización de costes: Getronics es líder mundial en entornos de trabajo digitales, y nuestra misión es maximizar el potencial de tu negocio con nuestras potentes soluciones tecnológicas.

Con un equipo de más de 4.000 especialistas repartidos por 22 países, nos encontramos en una posición única para ofrecer servicios digitales integrales de principio a fin que impulsan el crecimiento, reducen los costes y aportan un éxito real y cuantificable. Desde que lanzamos nuestro servicio de entorno de trabajo digital, hemos prestado apoyo a más de 1,5 millones de usuarios de más de 1.000 organizaciones, y las cifras no dejan de crecer.  

Si ha llegado el momento de que tu entorno de trabajo digital dé un paso adelante, ponte en contacto hoy mismo con un experto de Getronics y pon en marcha tu transformación digital.