Politique environnementale, sociale et de gouvernance

1 Introduction

1.1 Objectif Le présent document expose la politique de Getronics en matière d’environnement, de responsabilité sociale et de gouvernance (ESG), telle que préconisée par la norme ISO 26000, « Lignes directrices sur la responsabilité sociale ». Getronics établit également ses rapports conformément aux normes de reporting du Sustainability Accounting Standards Board (SASB). L’ESG désigne la responsabilité environnementale, sociale et de gouvernance d’une organisation face aux impacts de ses décisions et de ses activités sur la société et l’environnement, à travers un comportement transparent et éthique qui : 

  • Contribue au développement durable, notamment à la santé et au bien-être de la société  
  • Tient compte des attentes des parties prenantes 
  • Est conforme à la législation en vigueur et s'inscrit dans le respect des normes internationales de conduite 
  • Elle est intégrée à l'ensemble de l'organisation et mise en pratique dans ses relations

La norme SA8000, « Social Accountability » (publiée par Social Accountability International), couvre également une grande partie du champ d’application de la norme ISO 26000, en mettant l’accent sur les droits de l’homme et les droits du travail, ainsi que sur la santé et la sécurité au travail. Cependant, Getronics a adopté la norme ISO 26000 car celle-ci met également l’accent sur les intérêts de la communauté et les questions environnementales (ISO 14001), qui constituent des aspects supplémentaires importants de ses activités. 

1.2 Cadre de responsabilité environnementale, sociale et de gouvernance 

Conformément à la norme ISO 26000, un cadre de responsabilité sociale doit prendre en compte les éléments clés suivants : 

  • Parties prenantes: personnes ou groupes concernés par les actions de l'organisation ; il peut s'agir notamment des salariés, des clients, des fournisseurs, des habitants de la communauté et des investisseurs 
  • Thèmes de communication en matière d'environnement, de responsabilité sociale et de gouvernance: thèmes fondamentaux sur lesquels l'organisation doit se concentrer pour garantir une stratégie socialement responsable. Il s'agit notamment de la gouvernance organisationnelle, des droits de l'homme, des pratiques de travail, de l'environnement, des pratiques commerciales équitables, des questions relatives aux consommateurs, de l'engagement communautaire, etc.  
  • Rapports: informer les parties prenantes du degré de mise en œuvre par l'organisation de ses politiques et initiatives visant à promouvoir la responsabilité sociale, ainsi que de l'état d'avancement et des résultats des actions d'amélioration  

Getronics a adopté ce cadre pour définir son approche en matière de responsabilité sociale ; la page suivante présente une déclaration de politique générale en matière de responsabilité sociale qui va dans ce sens.    

2. Déclaration de Getronics relative à sa politique de responsabilité environnementale, sociale et de gouvernance Getronics prend très au sérieux sa responsabilité sociale et a adopté un certain nombre de principes qui constituent le fondement d’un comportement socialement responsable de la part de l’entreprise : 

  • Responsabilité: Getronics assume la responsabilité de l'impact global de ses décisions et de ses activités vis-à-vis des personnes concernées et de la société dans son ensemble. 
  • Transparence: Getronics communiquera aux parties intéressées les politiques dont elle est responsable et veillera à ce que ses décisions et ses activités ne portent pas préjudice à la société. 
  • Comportement éthique: le comportement de Getronics repose sur les principes éthiques d'honnêteté, d'égalité et d'intégrité 
  • Respect des intérêts des parties prenantes: Getronics tiendra compte des intérêts des parties prenantes internes et externes susceptibles d'être affectées par ses décisions et ses activités 
  • Respect de l'État de droit: Getronics se conformera aux lois et réglementations en vigueur et veillera à ce que son personnel soit informé des exigences légales applicables. 
  • Respect des normes internationales de conduite: Getronics respecte les normes internationales de conduite et ne tirera aucun profit d'actes déloyaux 
  • Respect des droits de l'homme: Getronics respecte et promeut les droits énoncés dans la Charte internationale des droits de l'homme. 

Afin de soutenir ces principes, Getronics a mis en place un certain nombre de politiques et de procédures qui sont intégrées à ses systèmes de gestion, dans le but de garantir des pratiques de travail éthiques, socialement acceptables, respectueuses de l'environnement et conformes à la législation.  

3. Les valeurs de Getronics en matière de responsabilité environnementale, sociale et de gouvernance Getronics a adopté le cadre de responsabilité environnementale, sociale et de gouvernance présenté précédemment, dont les valeurs sont décrites dans les sections ci-dessous. Celles-ci comprennent des exemples illustrant la manière dont Getronics met en œuvre ses valeurs en matière de responsabilité sociale.  Des références à des informations complémentaires, à des politiques ou à des processus contenus dans ses systèmes de gestion sont également incluses. Le principal d’entre eux est un portail « Politiques et procédures » accessible à tous les collaborateurs, qui contient les politiques et processus opérationnels du système de gestion et fournit des liens vers d’autres portails, tels que celui des politiques RH.  

3.1 Parties prenantes Les principales parties prenantes de Getronics susceptibles d'être affectées par les actions de l'organisation sont les suivantes :  

3.1.1 Collaborateurs titulaires d’un contrat de travail Tout au long de leur relation de travail avec Getronics, tous les collaborateurs titulaires d’un contrat de travail avec Getronics ainsi que les prestataires sont soumis à un ensemble de politiques et de procédures visant à garantir qu’ils soient traités équitablement, qu’ils traitent les autres de manière équitable, et qu’ils comprennent les politiques et les attentes de l’entreprise en matière de conduite, ainsi que ses responsabilités juridiques et sociales.   Cela commence par le processus d’intégration des nouveaux collaborateurs, qui couvre le recrutement, la vérification préalable à l’embauche, le contrat de travail (y compris les conditions générales) et la mise en place d’une formation d’intégration officielle au sein de l’entreprise. Pendant la durée de l’emploi, des évaluations régulières des performances et la définition d’objectifs sont mises en œuvre. Parmi les politiques et procédures applicables aux collaborateurs, on peut citer : 

  • Procédure relative aux arrivants, aux personnes en mutation et aux départs 
  • Politique relative au harcèlement et aux brimades 
  • Politique et procédure disciplinaires 
  • Politique en matière de flexibilité du travail 
  • Politique et procédure en matière de réclamations 
  • Politique en matière de maternité 
  • Politique en matière de congé parental 
  • Politique relative au congé de paternité 
  • Politique d'amélioration des performances 
  • Politique de gestion des présences 
  • Réglementation relative au temps de travail 
  • Politique en matière d'égalité des chances et de diversité. 

3.1.2 Clients Getronics fournit des services gérés à ses clients, qui peuvent inclure cloud gérés, des services d’hébergement en centre de données, la mise à disposition de centres de services, l’intervention sur site pour les appareils mobiles, le support de l’infrastructure informatique, le support des postes de travail et la gestion de la prestation de services. Chaque compte client se voit attribuer un responsable client/directeur et un responsable de la réussite client (CSM) afin de garantir que les exigences du contrat soient pleinement respectées, et que la satisfaction client et l’amélioration du service soient des priorités.  Les processus applicables à la prestation des services clients s’inscrivent dans le cadre des systèmes de gestion certifiés ISO 9001 (gestion de la qualité) et ISO 20000 (gestion des services informatiques) de la Société et comprennent : 

  • Procédure de traitement des réclamations des clients 
  • Plan de gestion des services Getronics 
  • Processus de gestion des relations commerciales 
  • Processus du programme d'amélioration continue des services 
  • Processus de satisfaction client
  • Processus d'escalade opérationnelle 
  • Processus de gestion des niveaux de service. 

3.1.3 Partenaires et fournisseurs Ce groupe comprend principalement les membres de la Getronics Workspace Alliance (GWA), une alliance regroupant plusieurs prestataires mondiaux de services informatiques. La GWA a pour objectif d’allier la valeur ajoutée de prestataires nationaux expérimentés à une méthodologie de service internationale cohérente, en mettant particulièrement l’accent sur l’externalisation des espaces de travail.   Il comprend également les prestataires fournissant directement des services à Getronics, qui sont tenus de respecter un code de conduite des fournisseurs afin d’exercer leurs activités de manière socialement responsable ; ce respect est vérifié par des évaluations de performance menées par l’équipe des achats, comme défini dans : 

  • Politique d'approvisionnement.

3.1.4 Résidents de la communauté Getronics exerce ses activités depuis plusieurs sites à travers le monde, principalement dans des environnements de bureaux ; dans de nombreux cas, ces sites sont situés au sein de parcs d’activités.   Cependant, Getronics s’efforce de minimiser son impact sur la communauté environnante, en limitant l’utilisation de l’éclairage extérieur, en veillant à ce que les systèmes de vidéosurveillance en service ne dépassent pas les limites de ses locaux et en s’assurant que les niveaux sonores soient maintenus au minimum. 3.1.5 Investisseurs Getronics appartient au Kennic Trust et à divers investisseurs ; il ne s’agit pas d’une société cotée en bourse. Cependant, Getronics doit fonctionner de manière économiquement viable pour atteindre ses objectifs d’EBITDA et répondre aux attentes de ses parties prenantes. Getronics a investi dans le développement de services informatiques de nouvelle génération, tels que la fourniture de services gérés cloud, ainsi que dans la gestion des services informatiques et les services d’hébergement.

3.2 Thèmes de communication Getronics se concentre sur les thèmes de communication clés suivants dans le cadre de sa stratégie environnementale, sociale et de gouvernance. Ces thèmes font l’objet d’un rapport public annuel et sont étroitement suivis à l’aide d’indicateurs de performance clés (KPI) spécifiques pendant la période couverte par le rapport.   

3.2.1 Thèmes relatifs à la communication d'informations environnementales  

3.2.1.1. Empreinte carbone L'empreinte carbone désigne la quantité de dioxyde de carbone rejetée dans l'atmosphère à la suite des activités d'une organisation donnée. La publication des données relatives à l'empreinte carbone porte sur les émissions de scope 1, 2 et 3. Les émissions de scope 1 et 2 couvrent tout ce qui relève du contrôle opérationnel direct de Getronics, notamment : 

  • Perimètre 1, par exemple : combustion de carburants, transports en propre, émissions liées aux procédés, émissions fugitives 
  • Perimètre 2, par exemple : électricité, chaleur et vapeur achetées 

Les émissions de scope 3 couvrent les émissions extérieures aux activités propres à l’entreprise, qui ne résultent pas d’activités liées à des actifs détenus ou contrôlés par Getronics, mais à celles dont elle est indirectement responsable, tout au long de sa chaîne de valeur.  Getronics s'engage à calculer une empreinte carbone raisonnable sur la base de données en temps réel telles que, par exemple : les factures d'électricité, le kilométrage des moyens de transport détenus et la consommation de carburant, etc., lorsque ces données relèvent de notre contrôle direct. Getronics opère également dans des bureaux de type « services gérés » où il n'y a ni visibilité ni contrôle sur la consommation directe ; néanmoins, nous nous efforçons de minimiser notre empreinte carbone dans ces environnements. Getronics s'engage à collaborer avec ses fournisseurs afin d'obtenir des données précises concernant les émissions de scope 3.   

3.2.1.2. Déchets, y compris les déchets électroniques Les déchets, y compris les déchets électroniques, désignent les processus et les mesures nécessaires à la gestion, à la réduction et au recyclage des déchets, depuis leur origine jusqu'à leur élimination finale. Getronics surveille les données relatives aux déchets produits, telles que les déchets recyclés ou valorisés, les déchets mis en décharge et les déchets dangereux, lorsque ces données relèvent de notre contrôle direct. Getronics s'efforce de collaborer avec des entreprises de traitement des déchets soucieuses de l'environnement et partageant les mêmes valeurs que Getronics en matière d'exploitation responsable.     

3.2.1.3. Préservation de l’eau La préservation de l’eau désigne la pratique consistant à utiliser l’eau de manière efficace afin de réduire toute consommation superflue. Getronics surveille les données de consommation d’eau sur les sites où des contrats directs d’approvisionnement en eau ont été conclus avec les fournisseurs. Getronics s’engage à minimiser la consommation d’eau dans toutes les zones soumises à un stress hydrique où elle opère, en menant des discussions avec les propriétaires sur les mesures pouvant être mises en œuvre pour faciliter la réduction de la consommation d’eau et en formant son personnel à une consommation responsable de l’eau.   

3.2.2 Thèmes liés à la communication sociale  

3.2.2.1. Confidentialité des données La confidentialité des données désigne le traitement approprié des données sensibles, notamment les données à caractère personnel, mais aussi d’autres données confidentielles, telles que certaines données financières et celles relatives à la propriété intellectuelle, afin de respecter les exigences réglementaires.   Getronics reconnaît que le traitement correct et conforme à la loi des données à caractère personnel permet de préserver la confiance dans l’organisation et d’assurer le bon déroulement des activités commerciales, une responsabilité essentielle que nous prenons toujours très au sérieux. La politique de protection des données de Getronics fait l’objet d’une révision régulière et ne prévaut pas sur les lois et réglementations nationales applicables en matière de protection des données dans les pays où la société exerce ses activités. Le Groupe traite trois grands types de données à caractère personnel et de données confidentielles :  

  • Les collaborateurs sous contrat de travail avec Getronics et les données à caractère personnel des prestataires. 
  • Les données à caractère personnel des clients (i) collectées pour notre propre usage, par exemple à des fins contractuelles et de facturation, et (ii) destinées au traitement des données dans le cadre de la fourniture des services « Portfolio ». 
  • Autres parties prenantes : (i) données marketing relatives aux clients potentiels ; (ii) données relatives aux fournisseurs. 

3.2.2.2. Sécurité des données La sécurité des données désigne la protection des informations numériques contre tout accès non autorisé, toute altération ou tout vol tout au long de leur cycle de vie. Getronics applique la politique relative au système de gestion de la sécurité de l’information (SGSI) au niveau du groupe dans le cadre de la certification ISO 27001:2013.   La politique relative au système de gestion de la sécurité de l’information (SGSI) exige que le SGSI de Getronics fournisse de manière fiable les services informatiques appropriés, en établissant les directives et procédures nécessaires pour garantir la sécurité, la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et le respect de la vie privée des informations et des données.  Getronics s'engage à respecter les meilleures pratiques et les normes en vigueur dans le secteur. À cette fin, diverses certifications sont maintenues. Celles-ci sont disponibles à l'adresse suivante : https://www.getronics.com/policy-pages/iso-itil/. La liste des partenaires commerciaux et leur description sont disponibles ici : https://www.getronics.com/partners/  

3.2.2.3. Inclusion, diversité et égalité des chances Les notions d’inclusion, de diversité et d’égalité des chances renvoient à un traitement et à des opportunités équitables pour tous les collaborateurs, tout en éradiquant les préjugés et la discrimination fondés sur le genre, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle ou les convictions religieuses d’un individu ou d’un groupe d’individus, ainsi qu’à la pratique consistant à veiller à ce que chacun ressente un sentiment d’appartenance et de soutien de la part de l’organisation.   Chez Getronics, nous souhaitons célébrer la diversité à tous les niveaux de l’entreprise. Notre objectif est de créer un environnement « sûr » pour notre personnel en instaurant un lieu de travail ouvert, respectueux, empathique, équitable et inclusif. Dans le cadre de cette démarche, nous surveillons de près des aspects tels que : le recrutement, la rémunération, l’évolution de carrière, les systèmes de récompense, le comportement des dirigeants, et bien d’autres encore. 

3.2.2.4. Bien-être et engagement des collaborateurs Le bien-être et l’engagement des collaborateurs désignent le bien-être de nos collègues, notamment leur santé physique, leur bien-être émotionnel ou psychologique, leurs relations sociales ou communautaires, ainsi que leur stabilité financière et leur capacité à être présents, concentrés et dynamiques, tout en se sentant en phase avec la mission de leur organisation. Nous suivons de près les initiatives que nous mettons en œuvre afin de garantir le bien-être de nos collaborateurs et nous dialoguons régulièrement avec eux pour évaluer leur niveau d’engagement au sein de l’organisation, notamment par le biais d’enquêtes d’engagement des collaborateurs.   

3.2.2.5. Attraction, fidélisation et développement des talents L’attraction, la fidélisation et le développement des talents désignent la capacité d’une organisation à se positionner comme un employeur de choix et à fidéliser les meilleurs talents grâce à des opportunités d’évolution de carrière ainsi qu’à des systèmes de reconnaissance et de rémunération équitables, compétitifs et transparents. Nous suivons de près les indicateurs clés de performance (KPI) liés à notre capacité à attirer et à fidéliser les talents au sein de l’organisation, tels que : le taux d’acceptation des offres, le taux de départs, le nombre d’heures de formation, etc.   

3.2.2.6. Pratiques de travail équitables Les pratiques de travail équitables désignent l’engagement d’une organisation à respecter les conventions en vigueur concernant les travailleurs, notamment en matière de droits fondamentaux des travailleurs, de conditions de travail, de rémunération, ainsi que de sécurité de l’emploi, dans toutes ses activités et dans le cadre de ses relations avec ses différents partenaires ou fournisseurs. Getronics s’engage à observer et à respecter les pratiques de travail équitables, conformément aux exigences législatives tant internationales que locales, dans tous les pays où nous exerçons nos activités.   Afin de garantir la transparence et l’égalité entre les différents postes présentant des niveaux d’ancienneté similaires, Getronics a adopté une structure de classification des emplois : le Manuel du système de familles de postes (JFS). Tous les postes créés au sein de l’organisation sont analysés et classés selon une grille spécifique ; la rémunération et les avantages sociaux sont alignés sur le niveau de classification correspondant, tout en respectant les tendances du marché local et la législation relative au salaire minimum.   Getronics s’engage à éradiquer l’exploitation humaine de sa chaîne d’approvisionnement. Tous les fournisseurs de Getronics doivent se conformer au Code de conduite d’entreprise de Getronics ainsi qu’au Code de conduite des fournisseurs.   Getronics fait appel à des cabinets de conseil en droit du travail locaux ou à des spécialistes internes pour s’assurer que toute la législation locale en matière de travail est respectée. Dans certains pays, en fonction de la taille de l’organisation, nous collaborons également avec des comités d’entreprise, par exemple en France, en Allemagne, en Espagne, en Hongrie, en Belgique et au Luxembourg. En matière de sécurité de l’emploi, Getronics privilégie généralement la collaboration avec son personnel dans le cadre de contrats à durée indéterminée, à quelques exceptions près liées à la nature du poste et dictées par les exigences de la législation locale.  

3.2.2.7. Santé et sécurité La santé et la sécurité désignent les réglementations et procédures adoptées par une organisation dans le but de prévenir les accidents ou les blessures sur le lieu de travail, ou encore de préserver et d’améliorer la santé mentale des collaborateurs.  Getronics s'engage à respecter des normes élevées en matière de santé et de sécurité sur tous ses sites, pour l'ensemble de ses collaborateurs, et régit ces questions par le biais de sa politique de santé et de sécurité. Getronics veille à ce que ses collaborateurs et les autres personnes ne soient pas exposés à des risques et, dans la mesure du possible, à ce que l'environnement de travail soit sûr et ne présente aucun risque pour la santé. Getronics a également mis en place un comité de sécurité chargé de veiller au respect de ces principes.  

3.2.2.8. Engagement communautaire L'engagement communautaire désigne le degré d'implication d'une organisation dans la vie de la communauté à travers diverses actions caritatives, le bénévolat et le soutien à l'éducation. Getronics encourage activement ses collaborateurs à participer à des activités de bénévolat et organise régulièrement des actions caritatives à leur intention.  

3.2.2.9. Respect des droits de l'homme Le respect des droits de l'homme désigne la mesure dans laquelle une organisation reconnaît la valeur de chaque personne, en garantissant sa dignité, sa sécurité et sa santé, en assurant l'égalité des conditions de travail et en favorisant la diversité. Getronics s'efforce de traiter chaque individu avec respect et veille à se conformer à l'ensemble des lois relatives aux droits de l'homme, notamment :  

  • Égalité salariale  
  • Discrimination fondée sur le handicap  
  • Discrimination fondée sur le sexe  
  • Relations interethniques  
  • Égalité dans l'emploi  

  L'adoption de pratiques équitables en matière d'emploi, la garantie d'un environnement de travail sûr pour nos collaborateurs et nos clients, ainsi que le versement de salaires décents à nos collaborateurs, constituent des principes fondamentaux du fonctionnement de Getronics. Nos politiques en la matière comprennent :  

  • Politique relative au harcèlement et aux brimades 
  • Politique en matière de flexibilité du travail  
  • Politique relative aux réclamations  
  • Politique relative à la réglementation du temps de travail 

La Société met en place, selon les besoins, des comités d'entreprise ou des forums consultatifs du personnel, composés de membres représentant un échantillon représentatif de l'effectif, afin de garantir que les préoccupations des collaborateurs soient transmises à la direction et que les changements de politique et les projets de la Société soient discutés et examinés avant leur diffusion à plus grande échelle.  

3.2.2.10. Approvisionnement responsable L’approvisionnement responsable est un engagement volontaire pris par les entreprises de prendre en compte les aspects sociaux et environnementaux dans la gestion de leurs relations avec leurs fournisseurs. La sélection des fournisseurs chez Getronics est régie par notre politique d’approvisionnement et pilotée par l’organisation chargée de la gestion des fournisseurs, en concertation avec le demandeur.

3.2.3 Thèmes relatifs à la gouvernance

3.2.3.1. Éthique et intégrité L’éthique et l’intégrité désignent les règles et réglementations mises en place par une organisation pour garantir que l’entreprise ainsi que les personnes qui la composent agissent conformément aux principes moraux, à l’honnêteté et à l’équité. Ce thème aborde également la propriété intellectuelle et les pratiques concurrentielles, ainsi que le respect de la législation et de la réglementation.  Le Code de conduite professionnelle de Getronics (COBC) vise à prévenir les cas de violence, de discrimination ou de harcèlement sur le lieu de travail en sensibilisant les collaborateurs, en partageant des stratégies de prévention et en identifiant les situations nécessitant une intervention ainsi que les mesures à prendre pour maintenir un environnement de travail inclusif. Notre COBC comprend :  

  • Évasion fiscale et blanchiment d'argent ;
  • Les pots-de-vin et la corruption ;  
  • Violations des droits de l'homme ;  
  • Discrimination, intimidation ou harcèlement ;  
  • Les représailles et la possibilité de s'exprimer en toute sécurité. 
  • Mesures d'atténuation en matière de lutte contre la corruption, la corruption passive et le blanchiment d'argent 

  Chez Getronics, nous nous engageons à gérer et à lutter contre les risques potentiels liés à la criminalité financière, notamment la corruption, la fraude fiscale, le blanchiment d’argent, l’extorsion et les pots-de-vin, grâce à la mise en œuvre de nos politiques, de nos systèmes, de nos contrôles financiers et autres, ainsi qu’à la formation et à la sensibilisation de nos collaborateurs. Nous estimons que ces mesures sont adaptées à notre secteur d’activité et qu’elles répondent aux exigences légales et réglementaires.   

3.2.3.2. Favoriser le développement durable chez nos clients La rubrique « Favoriser le développement durable chez nos clients » fait référence aux principales initiatives en matière de développement durable et aux améliorations prévues, visant à réduire l’impact environnemental de nos clients résultant de nos services. Afin de nous assurer que Getronics accompagne ses clients sur les questions de développement durable, nous suivons de près plusieurs indicateurs clés de performance (KPI), tels que : les normes environnementales mises en œuvre ; les certifications environnementales obtenues ; le nombre de clients ayant intégré des objectifs de développement durable dans leur contrat ou leur accord de niveau de service (SLA) ; le nombre de clients ayant mis en place un reporting en matière de développement durable.  

3.2.3.3. Transparence et communication d’informations La transparence et la communication d’informations désignent la manière dont une organisation assure l’accès à une divulgation adéquate de diverses informations financières et non financières, la cohérence des sources de données utilisées pour cette divulgation, ainsi que la fiabilité de ces données.  En tant qu’entreprise citoyenne responsable, Getronics est convaincue qu’un dialogue ouvert et honnête avec ses collaborateurs, ses investisseurs, ses clients, ses fournisseurs et ses autres parties prenantes est indissociable du succès à long terme et de la pérennité du Groupe, et s’inscrit pleinement dans nos valeurs d’authenticité, qui font de l’intégrité, de la confiance et de l’honnêteté des principes fondamentaux de toutes nos activités.  Notre direction adopte une démarche d’amélioration continue dans sa quête d’excellence et, par conséquent, ne cesse d’améliorer et d’affiner ses systèmes, ses processus et ses capacités de reporting afin de développer des données solides et une vision approfondie de l’activité, qui s’appuient sur des normes élevées de gouvernance et de contrôle interne. Le Groupe tient à jour des registres de risques exhaustifs au niveau consolidé et régional, couvrant notamment, mais sans s’y limiter, les risques commerciaux, juridiques, financiers, fiscaux et liés aux ressources humaines.   La mise en place du Conseil d’administration, du Comité exécutif (ExCo), du Comité des opérations et du Comité d’investissement garantit non seulement l’existence d’une culture de gouvernance solide, de responsabilité et de contrôles internes, mais aussi son ancrage profond dans l’ensemble de l’organisation. Cette culture et cette approche du contrôle interne font partie intégrante de la manière dont nous compilons, contrôlons et communiquons les données ainsi que d’autres informations financières et non financières, tant en interne qu’en externe.Ces contrôles comprennent : 

  • Les directeurs financiers régionaux, assistés par des contrôleurs de gestion qualifiés, rendent compte chaque mois des résultats de leur entité juridique respective ; 
  • La plupart des entités juridiques du groupe Getronics gèrent leur comptabilité dans le système ERP SAP ; 
  • L'équipe de contrôle financier du Groupe fournit à toutes les équipes financières régionales un calendrier de clôture mensuelle et une liste de contrôle ; 
  • Le système de consolidation Hyperion permet de contrôler l'intégrité du processus de consolidation financière grâce à un fichier de chargement automatique qui garantit l'intégrité des informations contenues dans le système ; 
  • L'équipe de contrôle financier du groupe procède à un examen approfondi, en fin de mois, du bilan et du compte de résultat de chaque région ; 
  •  Tous les comptes du bilan font l'objet d'un rapprochement mensuel avec les sous-systèmes sous-jacents ; 
  • Une fois la revue mensuelle terminée, les équipes de direction régionales (directeurs généraux, directeurs financiers et contrôleurs de gestion) signent une attestation mensuelle certifiant que les contrôles de fin de mois ont été menés à bien. 
  • L'équipe de direction organise chaque mois des réunions d'analyse des résultats avec chaque directeur général régional, chaque directeur financier et les membres concernés des unités opérationnelles régionales afin d'analyser et d'examiner de près les performances commerciales et financières, la gestion des risques et les perspectives commerciales futures. 

Notre approche en matière de gestion de nos affaires fiscales s'inscrit pleinement dans le cadre des pratiques commerciales, de réputation et d'activité plus larges du Groupe. Elle comprend les éléments suivants : 

  • Gérer nos affaires fiscales de manière à préserver la valeur pour les actionnaires ; 
  • Respecter les lois, règles, réglementations et obligations d'information fiscales applicables partout où nous exerçons nos activités ; 
  • Payer le montant d'impôt qui convient, au bon moment et au bon endroit, partout dans le monde ; 
  • N'utiliser les mesures d'incitation et les allègements qu'aux fins prévues ; 
  • Ne prendre que des décisions fiscales qui s'inscrivent dans les objectifs généraux du Groupe ; 
  • Adopter une attitude constructive et transparente vis-à-vis des autorités fiscales, fondée sur les principes d'intégrité, de collaboration et de confiance mutuelle. 

  Compte tenu de l'ampleur et de la diversité de nos activités, des risques sont inévitablement susceptibles de se présenter de temps à autre. Nous gérons toutefois efficacement ces risques de plusieurs manières distinctes :  

  • Le Groupe a fait appel à des conseillers fiscaux externes dûment qualifiés, tant au niveau du Groupe qu'au niveau de chaque juridiction, afin de s'assurer qu'il respecte les dernières règles et réglementations fiscales. 
  • Dans chaque région d'activité, nous disposons de contrôleurs financiers et de directeurs financiers dûment qualifiés qui veillent au respect de nos principes fiscaux.  
  • Getronics applique une politique de tolérance zéro à l'égard de toute forme de complicité en matière d'évasion fiscale de la part de ses collaborateurs, agents ou partenaires, quels qu'ils soient.  
  • Nous veillons à ce que les principaux responsables du service financier et nos conseillers fiscaux soient associés à toutes les étapes des opérations importantes et/ou ayant des implications fiscales.  
  • Les questions fiscales importantes sont intégrées dans le registre global des risques du Groupe.  

3.2.3.4. Gestion ESG La gestion ESG désigne la manière dont une organisation pilote le processus ESG, sensibilise son personnel, intègre ces principes dans ses pratiques de gestion et renforce son cadre ESG dans le cadre des activités quotidiennes de l'entreprise. Le processus de gouvernance ESG de Getronics implique plusieurs types d'acteurs :  

  • Responsables des unités de reporting : des collaborateurs désignés, présents dans chacun de nos bureaux et centres de données, chargés de rendre compte des indicateurs clés de performance ESG suivis.
  • Équipe ESG : équipe dédiée aux questions ESG dont l'objectif est de veiller à la réalisation des objectifs ESG et de mettre en œuvre le processus de gouvernance.  
  • Parrains de haut niveau : représentants chargés des questions ESG au sein du comité de direction. 
  • Responsables d'entreprise : cadres sélectionnés issus de différents secteurs d'activité, relevant du cadre ESG, chargés de mener à bien les objectifs approuvés en matière d'ESG au sein de leur propre secteur d'activité. 

Outils de gestion du reporting ESG Getronics a mis en place un outil de reporting automatisé qui facilite l'accès aux données relatives au développement durable et à la conformité, et permet un reporting régulier sur les indicateurs clés de performance ESG ainsi qu'une traçabilité vérifiable des données. Cet outil de reporting permet : 

  • Collecte de données auprès des bureaux et des centres de données (60 unités déclarantes) 
  • Utilisateurs désignés au sein de chaque unité de reporting ou par fonction. 
  • Informations relatives aux indicateurs clés de performance (KPI) ESG personnalisés, collectées régulièrement 
  • Extraction de rapports en temps réel (trimestriels, semestriels, annuels) 
  • Évaluation des 250 principaux fournisseurs sur des thèmes liés à l'ESG 
  • Réévaluation régulière des fournisseurs 
  • Mises à jour régulières concernant les modifications législatives, les nouvelles tendances, les nouvelles exigences, les bonnes pratiques et les cadres de reporting 

Getronics publiera chaque année un rapport ESG destiné à l'ensemble de ses parties prenantes, présentant les principales conclusions relatives à chacun des thèmes de communication abordés dans la présente politique.   

3.2.3.5. Gestion des risques systémiques liés aux perturbations technologiques La gestion des risques systémiques liés aux perturbations technologiques désigne la manière dont une organisation gère son infrastructure et les politiques mises en place pour minimiser les perturbations des services, dans le but d’améliorer sa résilience.  Getronics, par le biais de son système de gestion de la continuité des activités (BCMS), s’engage à minimiser le risque d’interruption des activités en mettant en œuvre des processus, des systèmes et des contrôles adaptés, et en maintenant des dispositifs viables de réponse aux incidents, des plans de continuité des activités et la continuité de la sécurité de l’information afin de faire face à d’éventuelles perturbations opérationnelles.  Ce système de gestion de la continuité des activités s’applique aux actifs de données, aux systèmes d’information, aux réseaux, aux applications, aux sites et au personnel des groupes opérationnels internes de Getronics nécessaires à la fourniture de ces services. Il s’applique également à la fourniture et au support des services proposés à des clients externes lorsque la continuité des activités (BC) et la continuité des services informatiques (ITSCM) sont explicitement incluses dans nos obligations contractuelles. Le système de gestion de la continuité des activités de Getronics couvre :  

  • Sites et implantations mondiaux de Getronics ;
  • Ressources informationnelles ; 
  • Infrastructure au service du client ; 
  • Mise à disposition de la fonctionnalité DR pour les systèmes clients ; 
  • Gestion de la continuité des services informatiques ; 
  • Service d'assistance interne et à la clientèle. 

3.3 Communication Nous nous engageons à faire preuve de transparence envers nos investisseurs, nos actionnaires et nos autres parties prenantes concernant les initiatives, les réussites et les objectifs de Getronics en matière d’ESG. Notre rapport ESG fournit chaque année des informations actualisées sur notre programme ESG à l’échelle de l’entreprise. Nous accordons une grande importance à un dialogue régulier et fréquent avec nos parties prenantes sur les questions ESG.  Getronics suit un large éventail d’indicateurs clés de performance (« KPI »), reflétant les principaux thèmes de communication ESG décrits dans la présente politique. Outre notre rapport ESG annuel, des rapports internes réguliers seront fournis chaque trimestre ou deux fois par an afin de faciliter les décisions de la direction, de permettre un débat sur l’avancement de la réalisation des objectifs et de discuter de nouvelles initiatives dans le cadre ESG.