Le bureau de l'après-pandémie : comment inciter vos collaborateurs à revenir au bureau

D’une manière générale, cette transition vers le télétravail s’est avérée efficace, en grande partie grâce à l’adoption rapide des outils de collaboration numériques. Mais alors que les vaccins nous ouvrent la voie vers un avenir post-pandémique et l’émergence d’une « nouvelle normalité », de nombreuses entreprises seront désireuses de faire revenir leurs employés sur leur lieu de travail. Même si elles peuvent constater que cela n’est pas forcément facile à mettre en œuvre, la technologie – si essentielle à la continuité des activités pendant la pandémie – offre également un moyen de permettre à vos employés de réintégrer leur poste de travail en toute sécurité.
 

L'ampleur du défi
Les responsables des installations et les chefs d'équipe pourraient constater que convaincre les employés de revenir au bureau s'avère plus difficile qu'il n'y paraissait au premier abord. De nombreux collaborateurs se sont habitués au télétravail – certains ont même aménagé un bureau chez eux. Ils sont désormais habitués à travailler sans avoir à faire la navette, à bénéficier d'un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, tout en restant productifs.  

Et cette tendance au télétravail n’est pas uniquement motivée par des raisons de commodité. Les inquiétudes quant à la sécurité du retour au bureau après la pandémie persisteront, même lorsque les taux d’infection au COVID seront faibles. Sans surprise, certaines études suggèrent que jusqu’à un tiers de l’ensemble du travail effectué dans les principales économies européennes pourrait continuer à se faire à distance une fois la pandémie maîtrisée.

Cependant, si l’expérience mondiale du télétravail semble être un succès, elle n’est pas sans bémol. Le télétravail a laissé de nombreux employés avec un sentiment d’isolement, d’autres ont rencontré des problèmes techniques liés aux réunions en ligne, et le travail collaboratif ne se déroule généralement pas aussi bien lorsque les collègues ne peuvent communiquer qu’à travers un écran. Sans compter les travailleurs de première ligne qui doivent de toute façon être physiquement présents sur leur lieu de travail. Il est clair que les entreprises ont raison de vouloir que leurs employés reviennent au bureau – au moins une partie du temps.

Comment faire revenir les employés… en toute sécurité :
Les entreprises ont déjà fait preuve d’une remarquable capacité d’adaptation face à la crise du COVID-19 ; il n’y a donc aucune raison qu’elles ne puissent pas faire preuve d’un engagement similaire en faveur de l’innovation, maintenant que les employés sont invités à réintégrer leurs bureaux après la pandémie. Pour les responsables des installations et les chefs d’entreprise, la refonte des politiques, une plus grande flexibilité sur le lieu de travail, voire de nouvelles technologies, peuvent toutes être mises à profit pour encourager le retour de votre personnel. Voici quelques mesures que vous pouvez mettre en œuvre pour faire revenir vos employés :

• Mettez en place les mesures appropriées : le port du masque, la limitation de la capacité d’accueil, la garantie d’une bonne qualité de l’air, le respect des mesures de distanciation sociale et l’application des règles gouvernementales relatives au travail au bureau peuvent tous contribuer à rassurer vos employés quant à leur retour sur leur lieu de travail. Étant donné que près des deux tiers des salariés appréhendent de revenir au bureau, la communication sera essentielle pour apaiser leurs inquiétudes.  
• L'aspect humain : les responsables des installations devront réaménager les espaces de bureau afin de permettre la distanciation physique sans pour autant limiter les possibilités de collaboration. Les responsables des lieux de travail devront peut-être réévaluer les plans d'aménagement et se demander s'il serait judicieux de mettre en place un retour progressif au travail. La gestion des visiteurs devra également être réexaminée.   
• L'aspect technologique : tout comme la technologie a contribué à l'avènement du télétravail, elle peut également aider les entreprises qui cherchent à faciliter le retour au travail au bureau. Les bâtiments intelligents, qui utilisent des logiciels et des capteurs de pointe, peuvent garantir la sécurité, gérer la capacité d'accueil des bureaux, offrir une grande flexibilité et même hiérarchiser les zones à nettoyer.

Le rôle des technologies intelligentes pour fidéliser vos collaborateurs
Pour mieux comprendre ce qui précède, passons en revue le parcours que vos collaborateurs pourraient suivre lors de leurretour au bureau après la pandémie, dans le cadre de la « nouvelle normalité » :

1. Organisez votre journée : compte tenu de la capacité d’accueil limitée au bureau et de la nécessité éventuelle de partager des espaces, tels que des bureaux ou des salles de réunion, il se peut qu’on vous demande de réserver à l’avance. Grâce à une application mobile, vous pouvez vérifier la disponibilité des bureaux flexibles et des salles de réunion – voire des places de parking – avant de confirmer votre présence, afin de commencer votre journée de manière productive et en toute sécurité. 
2. À l'entrée du bâtiment : assurez la sécurité des employés en utilisant la technologie de reconnaissance faciale, un logiciel de détection du port du masque et des thermomètres infrarouges. À défaut de la reconnaissance faciale, un code QR scanné depuis votre téléphone portable pourrait servir de carte d'accès à l'ensemble des locaux, tant pour le personnel permanent que pour les visiteurs. 
3. Monter : Les technologies intelligentes permettent désormais de s'assurer que l'ascenseur arrive à votre étage sans que vous ayez à appuyer sur un bouton. Grâce à la combinaison d'ascenseurs intelligents, de smartphones et de capteurs de mouvement, vous arriverez à destination en toute sécurité. Certains ascenseurs intelligents utilisent même des rayons ultraviolets pour désinfecter automatiquement les surfaces après le départ de chaque utilisateur. 
4. Au bureau : une fois arrivé sur votre lieu de travail, des technologies intelligentes assureront une ventilation adéquate, en s’appuyant sur les données recueillies par des capteurs de CO₂ et de présence, afin d’éviter la propagation du virus. De plus, l’utilisation de caméras de vidéosurveillance et de capteurs de capacité permet de s’assurer que le nombre de personnes présentes dans une même pièce respecte la réglementation.  
5. Le nettoyage: Dernier point, mais non des moindres, les responsables des installations peuvent recourir aux technologies intelligentes pour faciliter le maintien de l'hygiène dans les bureaux. Des solutions essentielles de gestion du nettoyage, basées sur des capteurs IoT, peuvent alerter les équipes de nettoyage lorsqu'il faut recharger les distributeurs de gel hydroalcoolique, les informer lorsque les poubelles doivent être vidées et surveiller la fréquentation des toilettes afin de déterminer quand celles-ci doivent être nettoyées.

Le bureau de l’après-pandémie
Les douze derniers mois ont été une période mouvementée tant pour les salariés que pour les employeurs. Cependant, en mettant en œuvre de nouvelles recommandations relatives au lieu de travail, en tirant le meilleur parti de tout ce que nous avons appris au cours de l’année écoulée et en recourant, le cas échéant, aux nouvelles technologies intelligentes, les entreprises peuvent inviter leur personnel à revenir au bureau en toute sécurité et de manière responsable.

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