Política medioambiental, social y de gobernanza

1 Introducción

1.1 Objetivo El presente documento expone la política de Getronics en materia de medio ambiente, sociedad y gobernanza, tal y como se recoge en la norma ISO 26000, «Orientaciones sobre la responsabilidad social». Getronics también elabora sus informes de acuerdo con las normas de información del Consejo de Normas de Contabilidad de Sostenibilidad (SASB). El ESG se define como la responsabilidad medioambiental, social y de gobernanza de una organización respecto a los impactos que sus decisiones y actividades tienen sobre la sociedad y el medio ambiente, a través de un comportamiento transparente y ético que: 

  • Contribuye al desarrollo sostenible, incluida la salud y el bienestar de la sociedad  
  • Tiene en cuenta las expectativas de las partes interesadas 
  • Cumple con la legislación aplicable y se ajusta a las normas internacionales de conducta 
  • Está integrado en toda la organización y se pone en práctica en sus relaciones

La norma SA8000, sobre responsabilidad social (publicada por Social Accountability International), también abarca gran parte del ámbito de aplicación de la norma ISO 26000, haciendo hincapié en los derechos humanos y laborales, así como en la salud y la seguridad en el lugar de trabajo. Sin embargo, Getronics ha adoptado la norma ISO 26000, ya que esta también se centra en los intereses de la comunidad y en las cuestiones medioambientales (ISO 14001), que constituyen aspectos adicionales importantes de sus operaciones. 

1.2 Marco de responsabilidad medioambiental, social y de gobernanza 

Tal y como se define en la norma ISO 26000, un marco de responsabilidad social debe tener en cuenta los siguientes elementos clave: 

  • Partes interesadas: aquellas personas o grupos que se ven afectados por las acciones de la organización, entre los que pueden figurar los trabajadores, los clientes, los proveedores, los residentes de la comunidad y los inversores. 
  • Temas de divulgación en materia medioambiental, social y de gobernanza: aspectos fundamentales en los que la organización debe centrarse para garantizar una estrategia socialmente responsable; entre ellos se incluyen la gobernanza de la organización, los derechos humanos, las prácticas laborales, el medio ambiente, las prácticas operativas justas, las cuestiones relacionadas con los consumidores y la participación de la comunidad, etc.  
  • Información: comunicar a las partes interesadas el grado de cumplimiento por parte de la organización de sus políticas e iniciativas para promover la responsabilidad social, así como el estado y los resultados de las actividades de mejora.  

Getronics ha adoptado este marco como base de su enfoque en materia de responsabilidad social; en la página siguiente se incluye una declaración de política de responsabilidad social que respalda este enfoque.    

2. Declaración de política de responsabilidad medioambiental, social y de gobernanza de Getronics. Getronics se toma muy en serio su responsabilidad social y ha adoptado una serie de principios que constituyen la base de un comportamiento socialmente responsable por parte de la empresa: 

  • Responsabilidad: Getronics es responsable del impacto global de sus decisiones y actividades ante las personas afectadas y ante la sociedad en general. 
  • Transparencia: Getronics comunicará a las partes interesadas las políticas de las que es responsable y se asegurará de que sus decisiones y actividades no resulten perjudiciales para la sociedad. 
  • Comportamiento ético: El comportamiento de Getronics se basa en los principios éticos de la honestidad, la igualdad y la integridad. 
  • Respeto por los intereses de las partes interesadas: Getronics tendrá en cuenta los intereses de las partes internas y externas que puedan verse afectadas por sus decisiones y actividades. 
  • Respeto al Estado de derecho: Getronics cumplirá con las leyes y normativas aplicables y se asegurará de que su personal conozca los requisitos legales pertinentes. 
  • Respeto por las normas internacionales de conducta: Getronics respeta las normas internacionales de conducta y no se beneficiará de actos desleales. 
  • Respeto por los derechos humanos: Getronics respeta y promueve los derechos recogidos en la Carta Internacional de los Derechos Humanos. 

Para respaldar estos principios, Getronics ha establecido una serie de políticas y procedimientos que se publican en el marco de sus sistemas de gestión, con el fin de garantizar unas prácticas laborales éticas, socialmente aceptables, respetuosas con el medio ambiente y conformes a la legislación.  

3. Valores de responsabilidad medioambiental, social y de gobernanza de Getronics. Getronics ha adoptado el marco de responsabilidad medioambiental, social y de gobernanza mencionado anteriormente, cuyos valores se describen en las secciones siguientes, que incluyen ejemplos para ilustrar cómo Getronics aplica sus valores de responsabilidad social.  También se incluyen referencias a información adicional, políticas o procesos que figuran en sus sistemas de gestión. El principal de ellos es un portal de «Políticas y Procedimientos» al que tienen acceso todos los empleados y que contiene las políticas y los procesos operativos del sistema de gestión, además de proporcionar enlaces a otros portales, como el de «Políticas de RR. HH.».  

3.1 Partes interesadas Las principales partes interesadas de Getronics que pueden verse afectadas por las acciones de la organización son:  

3.1.1 Empleados con contrato de trabajo A lo largo de su relación laboral con Getronics, todos los empleados con contrato de trabajo con Getronics y los colaboradores externos están sujetos a un conjunto de políticas y procesos destinados a garantizar que reciban un trato justo, que traten a los demás de forma justa y que comprendan las políticas y expectativas de la empresa en cuanto a su conducta, así como sus responsabilidades legales y sociales.   Esto comienza con el proceso de incorporación de nuevos empleados, que abarca la selección de personal, la verificación previa a la contratación, el contrato de trabajo —incluidos los términos y condiciones— y la formación inicial oficial de la empresa. Durante la relación laboral, se llevan a cabo evaluaciones periódicas del rendimiento y se establecen objetivos. Algunas de las políticas y procedimientos que se aplican a los empleados son: 

  • Proceso de altas, traslados y bajas 
  • Política sobre acoso escolar y acoso 
  • Política y procedimiento disciplinarios 
  • Política de trabajo flexible 
  • Política y procedimiento de reclamaciones 
  • Política de maternidad 
  • Política de permiso parental 
  • Política de permiso de paternidad 
  • Política de mejora del rendimiento 
  • Política de gestión de la asistencia 
  • Normativa sobre el tiempo de trabajo 
  • Política de igualdad de oportunidades y diversidad. 

3.1.2 Clientes Getronics presta servicios gestionados a sus clientes, entre los que pueden incluirse la provisión gestionada de servicios en la nube, servicios de alojamiento en centros de datos, la puesta a disposición de centros de asistencia, la reparación in situ de dispositivos móviles, el soporte de infraestructura de TI, el soporte de equipos de escritorio y la gestión de la prestación de servicios. A cada cuenta de cliente se le asigna un gestor o director de clientes y un gestor de éxito del cliente (CSM) para garantizar que se cumplan plenamente los requisitos del contrato y que la satisfacción del cliente y la mejora del servicio sean aspectos fundamentales.  Los procesos que se aplican a la prestación de servicios al cliente se llevan a cabo en el marco de los sistemas de gestión de la empresa certificados según las normas ISO 9001 (Gestión de la Calidad) e ISO 20000 (Gestión de Servicios de TI), e incluyen: 

  • Proceso de gestión de reclamaciones de los clientes 
  • Plan de gestión de servicios de Getronics 
  • Proceso de gestión de las relaciones comerciales 
  • Proceso del programa de mejora continua del servicio 
  • Proceso de satisfacción del cliente
  • Proceso de escalación operativa 
  • Proceso de gestión del nivel de servicio. 

3.1.3 Socios y proveedores Este grupo incluye principalmente a miembros de la Getronics Workspace Alliance (GWA), una alianza formada por varios proveedores globales de servicios de TI. La GWA está diseñada para combinar el valor de los proveedores nacionales con experiencia con una metodología de servicio internacional coherente, centrándose específicamente en la externalización de espacios de trabajo.   También incluye a los proveedores que prestan servicios directamente a Getronics, los cuales deben cumplir un código de conducta para proveedores con el fin de operar de manera socialmente responsable; esto se respalda mediante evaluaciones de rendimiento llevadas a cabo por el equipo de compras, tal y como se define en: 

  • Política de contratación pública.

3.1.4 Residentes de la comunidad Getronics opera desde varias sedes en todo el mundo, principalmente en entornos de oficinas; en muchos casos, estas se encuentran en parques empresariales.   No obstante, Getronics se esfuerza por minimizar su impacto en la comunidad, limitando el uso de la iluminación exterior, garantizando que los sistemas de videovigilancia en funcionamiento no se extiendan más allá de los límites de las instalaciones y asegurándose de que los niveles de ruido se mantengan al mínimo. 3.1.5 Inversores Getronics es propiedad del Kennic Trust y de diversos inversores, y no es una empresa que cotice en bolsa. No obstante, Getronics debe operar de manera económicamente viable para alcanzar los objetivos de EBITDA y satisfacer las expectativas de sus partes interesadas. Getronics ha invertido en el desarrollo de servicios de TI de última generación, como la prestación de sus servicios gestionados basados en la nube, así como en la gestión de servicios de TI y los servicios de alojamiento.

3.2 Temas de divulgación Getronics se centra en los siguientes temas de divulgación fundamentales como parte de su estrategia medioambiental, social y de gobernanza. Los temas de divulgación se comunican públicamente cada año y se supervisan de cerca mediante indicadores clave de rendimiento (KPI) específicos durante el periodo de referencia del informe.   

3.2.1 Temas de información medioambiental  

3.2.1.1. Huella de carbono. La huella de carbono se refiere a la cantidad de dióxido de carbono liberada a la atmósfera como resultado de las actividades de una organización concreta. La información sobre la huella de carbono incluye las emisiones de los alcances 1, 2 y 3. Las emisiones de los alcances 1 y 2 abarcan todo aquello que se encuentra bajo el control operativo directo de Getronics, como por ejemplo: 

  • Alcance 1, por ejemplo: combustión de combustible, transporte propio, emisiones de procesos, emisiones fugitivas 
  • Alcance 2, por ejemplo: electricidad, calor y vapor adquiridos 

Las emisiones de Alcance 3 abarcan las emisiones ajenas a las operaciones propias y que no son resultado de actividades relacionadas con activos que sean propiedad de Getronics o estén bajo su control, sino aquellas de las que es responsable de forma indirecta a lo largo de toda su cadena de valor.  Getronics se compromete a calcular una huella de carbono razonable basándose en datos en tiempo real, como, por ejemplo: facturas de electricidad, kilometraje de los vehículos propios y consumo de combustible, etc., siempre que dichos datos estén bajo nuestro control directo. Getronics también opera en oficinas de tipo «servicio gestionado», en las que no existe visibilidad ni control sobre el consumo directo; no obstante, nos esforzamos por minimizar nuestra huella de carbono en dichos entornos. Getronics se compromete a colaborar con nuestros proveedores para obtener datos precisos sobre las emisiones de Alcance 3.   

3.2.1.2. Residuos, incluidos los residuos electrónicos. El término «residuos», incluidos los residuos electrónicos, hace referencia a los procesos y medidas necesarios para gestionar, reducir y reciclar los residuos desde su origen hasta su eliminación final. Getronics supervisa los datos relativos a los residuos generados, tales como los residuos reciclados o desviados del vertedero, los residuos depositados en vertederos y los residuos peligrosos, siempre que dichos datos estén bajo nuestro control directo. Getronics se esfuerza por colaborar con empresas de tratamiento de residuos que sean respetuosas con el medio ambiente y compartan los mismos valores que Getronics en lo que respecta a las operaciones responsables.     

3.2.1.3. Ahorro de agua El ahorro de agua se refiere a la práctica de utilizar el agua de forma eficiente para reducir el consumo innecesario. Getronics supervisa los datos de consumo de agua en aquellos lugares en los que existen contratos directos con los proveedores para el suministro de agua. Getronics se compromete a minimizar el consumo de agua en todas las zonas con estrés hídrico en las que opera, manteniendo conversaciones con los propietarios sobre las medidas que pueden aplicarse para facilitar la reducción del consumo de agua y formando a su personal en el consumo responsable del agua.   

3.2.2 Temas de divulgación social  

3.2.2.1. Privacidad de los datos La privacidad de los datos se refiere al tratamiento adecuado de los datos sensibles, entre los que se incluyen, en particular, los datos personales, pero también otros datos confidenciales, como determinados datos financieros y datos relacionados con la propiedad intelectual, con el fin de cumplir los requisitos normativos.   Getronics reconoce que el tratamiento correcto y lícito de los datos personales mantendrá la confianza en la organización y garantizará el éxito de las operaciones empresariales, una responsabilidad fundamental que siempre nos tomamos muy en serio. La Política de Protección de Datos de Getronics se revisa periódicamente y no prevalece sobre ninguna ley ni normativa nacional aplicable en materia de protección de datos en los países en los que opera la empresa. El Grupo trata tres tipos principales de datos personales y confidenciales:  

  • Compañeros de trabajo que tienen un contrato de trabajo con Getronics y datos personales de los contratistas. 
  • Los datos personales de los clientes (i) recopilados para nuestro propio uso, por ejemplo, con fines contractuales y de facturación, y (ii) para el tratamiento de datos mediante la prestación de los servicios de Portfolio. 
  • Otras partes interesadas: (i) Datos de marketing de clientes potenciales; (ii) datos de proveedores. 

3.2.2.2. Seguridad de los datos La seguridad de los datos se refiere a la protección de la información digital frente al acceso no autorizado, la corrupción o el robo a lo largo de todo su ciclo de vida. Getronics aplica la política del Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI) a nivel de grupo como parte de la certificación ISO 27001:2013.   La política del Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI) exige que el SGSI de Getronics preste de forma fiable los servicios de TI adecuados, estableciendo las directrices y los procedimientos necesarios para garantizar la seguridad, la confidencialidad, la integridad, la disponibilidad y la privacidad de la información y los datos.  Getronics se compromete a seguir las mejores prácticas y normas del sector. Para ello, cuenta con diversas certificaciones. Estas pueden consultarse en: https://www.getronics.com/policy-pages/iso-itil/. Los socios comerciales y su descripción pueden consultarse aquí: https://www.getronics.com/partners/  

3.2.2.3. Inclusión, diversidad e igualdad de oportunidades La inclusión, la diversidad y la igualdad de oportunidades se refieren al trato justo y a la igualdad de oportunidades para todos los compañeros de trabajo, al tiempo que se erradican los prejuicios y la discriminación por motivos de género, raza, orientación sexual o creencias religiosas de una persona o un grupo de personas, y se garantiza que las personas sientan que pertenecen a la organización y que cuentan con su apoyo.   En Getronics queremos celebrar la diversidad en todas las áreas de la empresa. Nuestro objetivo es crear un entorno «seguro» para nuestro personal, mediante la creación de un lugar de trabajo abierto, respetuoso, empático, justo e inclusivo. A la hora de abordar este tema, prestamos especial atención a aspectos como: la contratación, la remuneración, el desarrollo profesional, los sistemas de recompensa, el comportamiento de la dirección y mucho más. 

3.2.2.4. Bienestar y compromiso de los empleados El bienestar y el compromiso de los empleados se refieren al bienestar de los compañeros de trabajo, lo que incluye la salud física, el bienestar emocional o psicológico, las relaciones sociales o comunitarias, y la estabilidad financiera, así como la capacidad de los compañeros para estar presentes, concentrados y con energía, al tiempo que se sienten conectados con el propósito de su organización. Realizamos un seguimiento exhaustivo de las iniciativas que ponemos en marcha para garantizar el bienestar de nuestros compañeros y mantenemos un diálogo habitual con ellos para conocer su nivel de compromiso con la organización, mediante herramientas como las encuestas de compromiso de los empleados.   

3.2.2.5. Atracción, retención y desarrollo del talento. La atracción, retención y desarrollo del talento se refiere a la capacidad de una organización para presentarse como un empleador de referencia y retener a los mejores profesionales mediante oportunidades de desarrollo profesional y sistemas de reconocimiento y retribución justos, competitivos y transparentes. Realizamos un seguimiento exhaustivo de los indicadores clave de rendimiento (KPI) relevantes para nuestra capacidad de atraer y retener talento dentro de la organización, tales como: tasa de aceptación de ofertas, rotación de personal, número de horas de formación, etc.   

3.2.2.6. Prácticas laborales justas. Las prácticas laborales justas se refieren al compromiso de una organización de respetar las convenciones estándar relativas a los trabajadores, en materia de derechos laborales básicos, condiciones de trabajo, salarios a pagar y también en lo que se refiere a la seguridad en el empleo, tanto en todas sus actividades como en sus relaciones con diferentes socios o proveedores. Getronics se compromete a observar y respetar las prácticas laborales justas de conformidad con los requisitos de la legislación tanto global como local en todos los países en los que operamos.   Con el fin de garantizar la transparencia y la igualdad en los distintos puestos de trabajo con niveles similares de antigüedad, Getronics ha adoptado una estructura de clasificación de puestos: el Manual del Sistema de Familias de Puestos (JFS). Todos los puestos creados dentro de la organización se analizan y se clasifican dentro de la escala específica de puestos, y la remuneración y las prestaciones se ajustan al grado específico del puesto, respetando al mismo tiempo las tendencias del mercado local y la legislación sobre el salario mínimo.   Getronics se compromete a erradicar la explotación humana de nuestra cadena de suministro. Todos los proveedores de Getronics deben cumplir tanto el Código de Conducta Empresarial de Getronics como el Código de Conducta para Proveedores.   Getronics colabora con empresas locales de consultoría laboral o con especialistas internos para garantizar que se respete toda la legislación laboral local y, en algunos países, dependiendo del tamaño de la organización, también colaboramos con comités de empresa, por ejemplo, en Francia, Alemania, España, Hungría, Bélgica y Luxemburgo. En cuanto a la seguridad laboral, Getronics suele contratar a su personal con contratos de trabajo indefinidos, con algunas excepciones basadas en la naturaleza del puesto y dictadas por los requisitos de la legislación local.  

3.2.2.7. Salud y seguridad El término «salud y seguridad» hace referencia a las normas y procedimientos adoptados por una organización con el fin de prevenir accidentes o lesiones en el lugar de trabajo, así como de proteger y mejorar la salud mental de los compañeros.  Getronics se compromete a cumplir con altos estándares de salud y seguridad en todas sus sedes, que abarcan a todos nuestros compañeros, y regula esto a través de la política de salud y seguridad de Getronics. Getronics garantiza que ni los compañeros ni otras personas corran ningún riesgo y que, en la medida de lo razonablemente posible, el entorno de trabajo sea seguro y no suponga un riesgo para la salud. Getronics también cuenta con un Comité de Seguridad designado para garantizar el cumplimiento de estos principios.  

3.2.2.8. Compromiso con la comunidad. El compromiso con la comunidad se refiere al grado en que una organización participa en la vida de la comunidad a través de diversas iniciativas de donaciones benéficas, voluntariado y apoyo a la educación. Getronics anima activamente a sus empleados a participar en actividades de voluntariado y facilita periódicamente iniciativas de donaciones benéficas para ellos.  

3.2.2.9. Respeto de los derechos humanos El respeto de los derechos humanos se refiere al grado en que una organización reconoce el valor de cada persona, garantizando su dignidad, seguridad y salud, así como la igualdad en las condiciones laborales, y promoviendo la diversidad. Getronics se esfuerza por tratar a todas las personas con respeto y garantiza el cumplimiento de toda la legislación aplicable en materia de derechos humanos, que suele incluir:  

  • Igualdad salarial  
  • Discriminación por discapacidad  
  • Discriminación por razón de sexo  
  • Relaciones raciales  
  • Igualdad en el empleo  

  La adopción de prácticas laborales justas, la garantía de entornos de trabajo seguros para los empleados y los clientes, y la concesión de salarios dignos a los empleados son aspectos fundamentales para el funcionamiento de Getronics. Nuestras políticas en este sentido incluyen:  

  • Política sobre acoso escolar y acoso 
  • Política de trabajo flexible  
  • Política de reclamaciones  
  • Política sobre la normativa relativa al tiempo de trabajo 

La empresa cuenta con comités de empresa o foros consultivos de empleados, según proceda, cuyos miembros representan a una muestra representativa de la plantilla, con el fin de garantizar que las inquietudes de los empleados se transmitan a la dirección y que los cambios en las políticas y los planes de la empresa se debatan y revisen antes de su difusión general.  

3.2.2.10. Abastecimiento responsable El abastecimiento responsable es un compromiso voluntario de las empresas para tener en cuenta aspectos sociales y medioambientales a la hora de gestionar sus relaciones con los proveedores. La selección de proveedores de Getronics se rige por nuestra Política de Adquisiciones y está dirigida por la Organización de Gestión de Proveedores, en colaboración con el solicitante.

3.2.3 Temas de divulgación sobre gobernanza

3.2.3.1. Ética e integridad La ética y la integridad se refieren a las normas y reglamentos que una organización ha establecido para garantizar que tanto la empresa como las personas que la integran trabajen de acuerdo con principios morales, honestidad y equidad. Este tema también abarca la propiedad intelectual y el comportamiento competitivo, así como el cumplimiento de la legislación y la normativa.  El Código de Conducta Empresarial (COBC) de Getronics previene los casos de violencia, discriminación o acoso en el lugar de trabajo mediante la sensibilización, el intercambio de estrategias de prevención y la identificación de cuándo es necesario actuar y qué medidas deben adoptarse para mantener un entorno de trabajo inclusivo. Nuestro COBC incluye:  

  • Evasión fiscal y blanqueo de capitales;
  • Soborno y corrupción;  
  • Violaciones de los derechos humanos;  
  • Discriminación, acoso escolar o acoso;  
  • Las represalias y cómo expresarse con seguridad. 
  • Medidas de mitigación en materia de lucha contra la corrupción, el soborno y el blanqueo de capitales 

  En Getronics nos comprometemos a gestionar y contrarrestar el riesgo potencial de delitos financieros —entre los que se incluyen el soborno, la evasión fiscal, la corrupción, el blanqueo de capitales, la extorsión y las comisiones ilegales— mediante la aplicación de nuestras políticas, sistemas, controles financieros y de otro tipo, así como mediante la formación y la sensibilización de nuestros compañeros, medidas que consideramos adecuadas para nuestro sector y que cumplen con los requisitos legales y normativos.   

3.2.3.2. Fomento de la sostenibilidad de los clientes. El «fomento de la sostenibilidad de los clientes» hace referencia a las iniciativas clave de sostenibilidad y a las mejoras previstas, con el fin de lograr una reducción del impacto medioambiental de los clientes derivado de nuestros servicios. Para garantizar que Getronics ayuda a nuestros clientes en cuestiones de sostenibilidad, realizamos un seguimiento exhaustivo de varios indicadores clave de rendimiento (KPI), tales como: normas medioambientales implantadas; certificaciones medioambientales obtenidas; número de clientes con objetivos de sostenibilidad incluidos en el contrato o en el acuerdo de nivel de servicio (SLA); número de clientes que cuentan con un sistema de información sobre sostenibilidad.  

3.2.3.3. Transparencia y presentación de informes La transparencia y la presentación de informes se refieren a la forma en que una organización facilita el acceso a la divulgación adecuada de diversa información, tanto financiera como no financiera, así como a la coherencia de las fuentes de datos utilizadas para dicha divulgación y a la fiabilidad de los datos.  Como empresa socialmente responsable, Getronics considera que una relación abierta y honesta con sus empleados, inversores, clientes, proveedores y otras partes interesadas está directamente relacionada con el éxito a largo plazo y la sostenibilidad del Grupo, y se ajusta plenamente a nuestros valores de autenticidad, incorporando la integridad, la confianza y la honestidad como principios fundamentales en todas nuestras actividades.  Nuestra dirección adopta una mentalidad de mejora continua en su búsqueda de la excelencia y, como resultado, sigue mejorando y perfeccionando sus sistemas, procesos y capacidades de presentación de informes con el fin de desarrollar datos sólidos y conocimientos empresariales, que se sustentan en altos estándares de gobernanza y control interno. El Grupo mantiene registros de riesgos exhaustivos a nivel consolidado del grupo y a nivel regional, que incluyen, entre otros, los riesgos comerciales, jurídicos, financieros, fiscales y de personal.   La creación del Consejo de Administración, el Comité Ejecutivo (ExCo), el Consejo de Operaciones y el Comité de Inversiones garantiza que no solo exista una cultura de sólida gobernanza, rendición de cuentas y controles internos, sino que esta esté arraigada en toda la organización. Esta cultura y actitud hacia el control interno son parte integral de la forma en que recopilamos, controlamos y comunicamos los datos y demás información financiera y no financiera, tanto a nivel interno como externo.Dichos controles incluyen: 

  • Los directores financieros regionales, con el apoyo de controladores financieros cualificados, asumen la responsabilidad de sus respectivas entidades jurídicas cada mes; 
  • La mayoría de las entidades jurídicas del Grupo Getronics llevan su contabilidad en el sistema SAP ERP; 
  • El equipo de Control Financiero del Grupo facilita a todos los equipos financieros regionales un calendario de cierre mensual y una lista de comprobación de controles; 
  • El sistema de consolidación Hyperion se utiliza para controlar la integridad del proceso de consolidación financiera mediante un archivo de carga automática que garantiza la integridad de la información del sistema; 
  • El equipo de Control Financiero del Grupo lleva a cabo una revisión exhaustiva, al cierre de cada mes, del balance y la cuenta de resultados de cada región; 
  •  Todas las cuentas del balance se concilian mensualmente con los subsistemas correspondientes; 
  • Una vez finalizada la revisión mensual, los equipos directivos regionales (directores generales, directores financieros y responsables de control) firman una certificación mensual en la que declaran que se han completado los controles de cierre de mes. 
  • El equipo directivo superior celebra reuniones mensuales de revisión de la actividad con cada director general regional, director financiero y los miembros pertinentes de las unidades de negocio regionales para analizar y evaluar el rendimiento empresarial y financiero, la gestión de riesgos y las previsiones comerciales futuras. 

Nuestro enfoque en la gestión de nuestros asuntos fiscales está plenamente en consonancia con las prácticas comerciales, de reputación y empresariales generales del Grupo. Este enfoque consiste en lo siguiente: 

  • Gestionar nuestros asuntos fiscales con el fin de proteger el valor para los accionistas; 
  • Cumplir con las leyes, normas, reglamentos y requisitos de información fiscal aplicables en todos los lugares donde operamos; 
  • Pagar la cantidad adecuada de impuestos, en el momento adecuado y en el lugar adecuado en cualquier parte del mundo; 
  • Utilizar los incentivos y las desgravaciones únicamente para los fines previstos; 
  • Tomar únicamente decisiones fiscales que se ajusten a los objetivos generales del Grupo; 
  • Mantener una relación constructiva y transparente con las autoridades fiscales, basada en los principios de integridad, colaboración y confianza mutua. 

  Dada la envergadura y los distintos aspectos de nuestra actividad, es inevitable que surjan riesgos de vez en cuando. Sin embargo, gestionamos estos riesgos de forma eficaz mediante una serie de medidas concretas:  

  • El Grupo ha contratado a asesores fiscales externos debidamente cualificados, tanto a nivel del Grupo como a nivel jurisdiccional, para garantizar el cumplimiento de la normativa fiscal vigente. 
  • En cada región de negocio contamos con controladores financieros y directores financieros debidamente cualificados que velan por el cumplimiento de nuestros principios fiscales.  
  • Getronics aplica una política de tolerancia cero ante cualquier forma de facilitación de la evasión fiscal por parte de sus empleados, agentes o colaboradores de cualquier tipo.  
  • Nos aseguramos de que los miembros clave del departamento financiero y nuestros asesores fiscales participen en todas las fases de las operaciones de importancia significativa y/o con implicaciones fiscales.  
  • Las cuestiones fiscales relevantes se incluyen en el registro general de riesgos del Grupo.  

3.2.3.4. Gestión de ESG La gestión de ESG se refiere a la forma en que una organización gestiona el proceso de ESG, forma a su personal, lo integra a través de prácticas de gestión y refuerza su marco de ESG en la actividad diaria de la empresa. El proceso de gobernanza de ESG de Getronics cuenta con varios tipos de actores:  

  • Responsables de las unidades de información: Compañeros seleccionados que se encuentran en cada una de nuestras oficinas y centros de datos, a quienes se les ha encomendado informar sobre los indicadores clave de rendimiento (KPI) de ESG objeto de seguimiento.
  • Equipo de ESG: equipo designado para cuestiones de ESG cuyo objetivo es supervisar el cumplimiento de los objetivos de ESG y poner en práctica el proceso de gobernanza.  
  • Patrocinadores ejecutivos: representantes de la agenda ESG en el Consejo de Administración. 
  • Responsables de negocio: Directivos seleccionados de diferentes áreas de negocio, que se enmarcan en el marco ESG, y que tienen la responsabilidad de cumplir los objetivos aprobados en materia de ESG en su propia área de negocio. 

Herramientas de gestión de informes ESG Getronics ha implantado una herramienta de generación automática de informes que facilita el acceso a los datos sobre sostenibilidad y cumplimiento normativo, y permite la elaboración periódica de informes sobre los indicadores clave de rendimiento (KPI) ESG, así como la trazabilidad auditable de los datos. La herramienta de generación de informes permite: 

  • Recopilación de datos de oficinas y centros de datos (60 unidades informantes) 
  • Usuarios designados en cada unidad de información o por función. 
  • Información sobre los indicadores clave de rendimiento (KPI) personalizados de ESG recopilada de forma periódica 
  • Extracción de informes en tiempo real (trimestrales, semestrales o anuales) 
  • Evaluación de los 250 principales proveedores en materia de ESG 
  • Reevaluación periódica de los proveedores 
  • Actualizaciones continuas sobre cambios legislativos, nuevas tendencias, nuevos requisitos, buenas prácticas y marcos de información 

Getronics publicará un informe ESG anual periódico dirigido a todas sus partes interesadas, en el que se recogerán las principales conclusiones sobre cada uno de los temas de divulgación recogidos en la presente política.   

3.2.3.5. Gestión de los riesgos sistémicos derivados de las interrupciones tecnológicas La gestión de los riesgos sistémicos derivados de las interrupciones tecnológicas se refiere a la forma en que una organización gestiona su infraestructura y las políticas establecidas para minimizar las interrupciones en los servicios, con el objetivo de aumentar su resiliencia.  Getronics, a través de su Sistema de Gestión de la Continuidad del Negocio (BCMS), se compromete a minimizar el riesgo de interrupción de la actividad mediante la implementación de procesos, sistemas y controles, según corresponda, y el mantenimiento de planes viables de respuesta a incidentes, de continuidad del negocio y de continuidad de la seguridad de la información para hacer frente a posibles interrupciones de la actividad.  Este Sistema de Gestión de la Continuidad del Negocio se aplica a los activos de datos, los sistemas de información, las redes, las aplicaciones, las ubicaciones y el personal de los grupos de negocio internos de Getronics necesarios para la prestación de dichos servicios. También se aplica a la prestación y el soporte de los servicios ofrecidos a clientes externos, en los que la continuidad del negocio (BC) y la continuidad de los servicios de TI (ITSCM) se incluyen explícitamente como parte de nuestras obligaciones contractuales. El Sistema de Gestión de la Continuidad del Negocio de Getronics abarca:  

  • Sedes y oficinas de Getronics en todo el mundo;
  • Activos de información; 
  • Infraestructura de apoyo al cliente; 
  • Disposición de DR para los sistemas de los clientes; 
  • Gestión de la continuidad de los servicios de TI; 
  • Operaciones de asistencia interna y al cliente. 

3.3 Informes: Nos comprometemos a ser transparentes con nuestros inversores, accionistas y otras partes interesadas en lo que respecta a las iniciativas, los logros y los objetivos de Getronics en materia de ESG. Nuestro informe ESG ofrece actualizaciones anuales sobre nuestro programa ESG en toda la empresa. Valoramos el diálogo regular y frecuente con nuestras partes interesadas sobre cuestiones de ESG.  Getronics supervisa una amplia gama de indicadores clave de rendimiento («KPI»), que reflejan los principales temas de divulgación ESG descritos en esta política. Además de nuestro informe ESG anual, se elaborarán informes internos periódicos, con periodicidad trimestral o semestral, para facilitar las decisiones de la dirección, permitir el debate sobre el progreso en la consecución de los objetivos y analizar nuevas iniciativas dentro del marco ESG.