5 maneiras de eliminar atritos e otimizar seu ambiente de trabalho digital

Esses ambientes de trabalho digitais foram, em sua grande maioria, implementados como uma solução urgente para um desafio novo e inesperado, e é seguro afirmar que a maioria das organizações não estava preparada para isso. Consequentemente, a maioria desses ambientes de trabalho digitais foi implementada sem o respaldo de um planejamento de longo prazo ou de uma estratégia bem elaborada.  

Isso era compreensível na época. A maioria dos executivos simplesmente não tinha tempo para elaborar planos detalhados para o trabalho híbrido diante de uma pandemia que estava surgindo. Afinal, muitos achavam que os lockdowns causados pela pandemia durariam apenas algumas semanas — e que, então, os funcionários poderiam voltar ao escritório. Ou não.

Os ambientes de trabalho digitais vieram para ficar
Embora as abordagens híbridas repentinas e os ambientes de trabalho digitais adotados pelas organizações na época fossem aceitáveis, eles estavam — e, em muitos casos, ainda estão — longe de ser otimizados. Nunca foram concebidos para serem soluções permanentes, mas apenas temporárias.  

No entanto, as atitudes mudaram. O consenso é que o trabalho remoto e híbrido veio para ficar. 48% dos gerentes acreditam que o trabalho remoto/híbrido tornou suas equipes mais produtivas, e 20% dos trabalhadores estariam dispostos a abrir mão de 10% do seu salário em troca de uma semana de trabalho de quatro dias, de acordo com a Owl Labs.  

Se você faz parte das muitas organizações que pretendem manter políticas de trabalho remoto e/ou híbrido a longo prazo, é preciso refletir seriamente se sua estrutura atual está otimizada.  

Sim, pode ser que funcione — mas será que funciona de forma eficiente e produtiva? Se não, você precisa considerar a otimização do ambiente de trabalho digital.  

Otimização do ambiente de trabalho digital
Um ambiente de trabalho digital é um ambiente em que a tecnologia é amplamente utilizada para facilitar e agilizar os processos de trabalho, a comunicação, a colaboração e o compartilhamento de informações entre os funcionários. Ele utiliza diversas ferramentas, plataformas e soluções digitais para criar um ecossistema coeso que transcende as fronteiras físicas.

A otimização do ambiente de trabalho digital, portanto, busca maneiras de aprimorar e melhorar os processos digitais para reduzir custos operacionais, agilizar os fluxos de trabalho dos funcionários, aumentar a produtividade, promover a coesão e a comunicação, entre outros. Fundamentalmente, envolve o uso de diversas soluções digitais para criar um ambiente de trabalho integrado, intuitivo e eficiente.

Existem várias perguntas que você deve se fazer ao tentar decidir se o seu ambiente de trabalho digital está otimizado, tais como:

• Nosso ambiente de trabalho digital foi projetado com foco nos resultados comerciais? 
• Recebemos as opiniões e sugestões dos funcionários antes da implementação? 
• Avaliamos os desejos e as necessidades da equipe antes da implantação? 
• Será que criamos diferentes personas para avaliar como os grupos poderiam ser afetados? 
   
• O que essas personas precisam? 
• Quais são os requisitos específicos deles? 
   
• Os funcionários já adotaram nosso ambiente de trabalho digital ou ainda há resistência? 
• Coletamos dados e análises para avaliar as estatísticas de uso do local de trabalho?  
• Será que criamos um ambiente de trabalho centrado nas pessoas? 
   
• Os serviços da empresa são projetados com foco em nosso pessoal? 
• Isso ajuda na forma como eles colaboram? 
• Isso os apoia e os fortalece? 
   

Se sua resposta a essas perguntas for “não”, é provável que seu ambiente de trabalho digital tenha sido criado às pressas devido à pandemia e precise de um pouco de atenção e cuidado.  

Abordando a otimização do ambiente de trabalho digital
A otimização é, fundamentalmente, um processo de dimensionamento adequado que fornece a cada funcionário e função de trabalho as ferramentas e os serviços de que precisam, nada mais. Não é preciso complicar as coisas.  

Dito isso, trata-se de algo mais do que uma simples situação do tipo “se isso, então aquilo”. A otimização também precisa levar em conta a forma como essas ferramentas e serviços são utilizados e buscar promover um acesso sem interrupções a partir dos dispositivos e locais necessários. Ao fazer isso, ela ajuda a disponibilizar o nível adequado de dados e informações de acordo com a função de cada um, melhorar a experiência dos funcionários, reduzir atritos e aumentar a produtividade geral da organização.  

Em essência, um ambiente de trabalho digital otimizado oferece aos funcionários um ecossistema de ferramentas colaborativas para o trabalho remoto — seja ele totalmente remoto ou por meio de um modelo híbrido. Com isso, ele possibilita o seguinte:

• Comunicação e colaboração sem interrupções entre funcionários espalhados por diferentes locais. 
• Maior eficiência e produtividade impulsionadas pela tecnologia digital. 
• Transformação digital e inovação em todas as operações. 
   

Não existe uma estratégia única ou padrão-ouro para isso. Cada organização deve abordar a otimização com base nas características específicas de seu próprio ambiente de trabalho digital. Um de seus princípios fundamentais, no entanto, é a eliminação do atrito digital, o que, entre outras coisas, evita a fadiga decisória, vulnerabilidades técnicas, o distanciamento dos funcionários e riscos à privacidade.  

Aqui estão cinco maneiras de eliminar atritos no seu ambiente de trabalho digital:

O termo “atrito digital” descreve o esforço desnecessário que os funcionários precisam despender ao interagir com a tecnologia no local de trabalho. Esse atrito se manifesta de várias formas, como etapas adicionais necessárias para concluir tarefas rotineiras, a necessidade de alternar entre vários aplicativos para acessar informações e fluxos de trabalho complicados que prejudicam a realização de um trabalho significativo.

1. Controles de identidade e acesso

O principal objetivo do gerenciamento de identidade e acesso (IAM) é proporcionar acesso contínuo ao seu ambiente de trabalho digital para pessoas autorizadas. Com ferramentas como o login único, os funcionários podem fazer login apenas uma vez e acessar tudo o que precisam para desempenhar suas funções. Isso deve ser equilibrado com as necessidades de segurança, e muitos serviços se unem para incluir o acesso condicional a fim de alcançar esse objetivo — ou seja, verificando aspectos como a localização do dispositivo.  

2. Privacidade e governança de dados

A privacidade de dados dispensa apresentações. Ela tem sido enfaticamente enfatizada nos últimos anos, com o surgimento de iniciativas legislativas como o GDPR da UE. Dito isso, uma boa governança de dados contribui para eliminar atritos, removendo barreiras desnecessárias ao acesso a dados e informações por meio de soluções como a classificação por nível de confidencialidade e regras de acesso condicional. Isso se alinha aos controles de acesso baseados em funções e é um elemento indispensável para um ambiente de trabalho digital otimizado.  

3. Bem-estar dos funcionários

Os ambientes de trabalho digitais não devem se resumir apenas ao… bem, trabalho. Eles funcionam como um ponto de contato fundamental entre uma organização e seus funcionários e, como tal, existem ferramentas disponíveis que podem ser utilizadas para coletar informações sobre o bem-estar dos funcionários. Essas ferramentas não apenas permitem um melhor apoio gerencial aos trabalhadores em regime híbrido e remoto, mas também capacitam os funcionários a gerenciar e otimizar seus fluxos de trabalho.  

4. Gerenciamento de dispositivos de usuários finais

Os líderes de TI devem ter supervisão completa sobre os dispositivos da empresa que os funcionários utilizam para trabalhar. Isso não é importante apenas do ponto de vista da segurança — para garantir que os protocolos, as atualizações e os patches estejam em dia —, mas também do ponto de vista da geração de insights.  

A análise de dispositivos pode fornecer muitas informações sobre como os funcionários interagem com o ambiente de trabalho digital, permitindo que você otimize o desempenho, melhore a alocação de recursos e gerencie custos. Além disso, considere oferecer mais funcionalidades de autoatendimento e autocorreção de TI para permitir que os funcionários assumam o controle de seu ambiente tecnológico; por exemplo, habilitando o download de softwares para evitar longos processos de aprovação.  

5. Treinamento e Desenvolvimento

Quando o mundo passou a adotar o trabalho remoto em 2020, muitas organizações presumiram que seus funcionários se adaptariam com facilidade. Obviamente, isso nunca poderia ter sido o caso. Nem todos têm facilidade com tecnologia, e os ambientes de trabalho digitais podem ser excludentes para aqueles que não têm. Encontre maneiras de incorporar treinamento e desenvolvimento focados no seu ambiente de trabalho digital para ajudar a nivelar o campo de atuação e garantir que todos os funcionários possam interagir com ele em todo o seu potencial.  

Pronto para otimizar seu ambiente de trabalho digital?
Quando se pensa em otimização do ambiente de trabalho digital, é natural se concentrar nos aspectos financeiros — assunto que abordamos em um artigo recente —, mas otimizar seu ambiente de trabalho digital como um todo pode trazer uma série de benefícios a longo prazo.  

Otimizar seu ambiente de trabalho digital, garantindo que ele seja móvel e adaptável, atualizado regularmente para acompanhar o ritmo das mudanças nas metas organizacionais e acessível a todos, ajudará não apenas a obter economias significativas, mas também a melhorar a experiência geral dos funcionários, o engajamento, a produtividade e, em última instância, a experiência do cliente. 

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