5 Wege, um Reibungsverluste zu beseitigen und Ihren digitalen Arbeitsplatz zu optimieren

Diese digitalen Arbeitsplätze wurden überwiegend als dringende Lösung für eine neue und unerwartete Herausforderung eingeführt, und man kann mit Fug und Recht behaupten, dass die meisten Unternehmen darauf nicht vorbereitet waren. Folglich wurde der Großteil dieser digitalen Arbeitsplätze ohne die Unterstützung einer langfristigen Planung oder einer gut durchdachten Strategie eingeführt.  

Das war damals verständlich. Die meisten Führungskräfte hatten angesichts der sich ausbreitenden Pandemie schlichtweg keine Zeit, gründliche Pläne für hybrides Arbeiten auszuarbeiten. Schließlich gingen viele davon aus, dass die Pandemie-Lockdowns nur wenige Wochen dauern würden – danach könnten die Mitarbeiter dann wieder ins Büro zurückkehren. Oder auch nicht.

Digitale Arbeitsplätze sind nicht mehr wegzudenken
Auch wenn die plötzlichen hybriden Ansätze und digitalen Arbeitsplätze, die Unternehmen damals einführten, zwar in Ordnung waren, waren sie – und sind es in vielen Fällen immer noch – bei weitem nicht optimal. Sie waren nie als dauerhafte Lösungen gedacht, sondern lediglich als vorübergehende Maßnahmen.  

Die Einstellungen haben sich jedoch geändert. Es herrscht Einigkeit darüber, dass Remote- und Hybridarbeit nicht wieder verschwinden werden. 48 % der Führungskräfte sind der Meinung, dass Remote- und Hybridarbeit die Produktivität ihres Teams gesteigert hat, und laut Owl Labs wären 20 % der Beschäftigten bereit, 10 % ihres Gehalts für eine 4-Tage-Woche aufzugeben.  

Wenn Sie zu den vielen Unternehmen gehören, die ihre Richtlinien für Remote- und/oder Hybridarbeit langfristig beibehalten möchten, sollten Sie ernsthaft darüber nachdenken, ob Ihre derzeitige Struktur optimal gestaltet ist.  

Ja, das mag zwar funktionieren – aber läuft es auch effizient und produktiv? Falls nicht, sollten Sie eine Optimierung des digitalen Arbeitsplatzes in Betracht ziehen.  

Optimierung des digitalen Arbeitsplatzes
Ein digitaler Arbeitsplatz ist eine Umgebung, in der Technologie umfassend genutzt wird, um Arbeitsprozesse, Kommunikation, Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zwischen den Mitarbeitern zu erleichtern und zu optimieren. Dabei kommen verschiedene digitale Tools, Plattformen und Lösungen zum Einsatz, um ein zusammenhängendes Ökosystem zu schaffen, das physische Grenzen überwindet.

Bei der Optimierung des digitalen Arbeitsplatzes geht es daher darum, digitale Prozesse so zu verbessern und weiterzuentwickeln, dass Betriebskosten gesenkt, die Arbeitsabläufe der Mitarbeiter gestrafft, die Produktivität gesteigert sowie der Zusammenhalt und die Kommunikation gefördert werden – und vieles mehr. Im Wesentlichen geht es darum, verschiedene digitale Lösungen zu nutzen, um eine integrierte, benutzerfreundliche und effiziente Arbeitsumgebung zu schaffen.

Es gibt verschiedene Fragen, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie versuchen zu entscheiden, ob Ihr digitaler Arbeitsplatz optimiert ist, zum Beispiel:

• Ist unser digitaler Arbeitsplatz auf Geschäftsergebnisse ausgerichtet? 
• Haben wir vor der Einführung die Meinungen und Rückmeldungen der Mitarbeiter eingeholt? 
• Haben wir vor der Einführung die Wünsche und Bedürfnisse der Belegschaft ermittelt? 
• Haben wir verschiedene Personas erstellt, um zu beurteilen, wie sich dies auf verschiedene Gruppen auswirken könnte? 
   
• Was brauchen diese Personas? 
• Was sind ihre konkreten Anforderungen? 
   
• Haben die Mitarbeiter unseren digitalen Arbeitsplatz angenommen, oder gibt es Widerstände? 
• Erheben wir Daten und Analysen, um Statistiken zur Nutzung des Arbeitsplatzes auszuwerten?  
• Haben wir einen menschenorientierten Arbeitsplatz gestaltet? 
   
• Sind die Dienstleistungen auf unsere Mitarbeiter zugeschnitten? 
• Ist es hilfreich, wie sie zusammenarbeiten? 
• Unterstützt und stärkt es sie? 
   

Wenn Sie diese Fragen mit „Nein“ beantworten, ist es wahrscheinlich, dass Ihr digitaler Arbeitsplatz in der Eile der Pandemie entstanden ist und nun etwas mehr Pflege und Aufmerksamkeit gebrauchen könnte.  

Der Weg zur Optimierung des digitalen Arbeitsplatzes
Bei der Optimierung geht es im Grunde genommen darum, die richtigen Mittel einzusetzen, um jedem Mitarbeiter und jeder Rolle genau die Tools und Dienste zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen – nicht mehr und nicht weniger. Man muss die Dinge nicht überdenken.  

Allerdings geht es hier um mehr als nur eine „Wenn-dann“-Situation. Bei der Optimierung muss auch berücksichtigt werden, wie diese Tools und Dienste genutzt werden, und es muss ein nahtloser Zugriff von den benötigten Geräten und Standorten aus gewährleistet werden. Auf diese Weise trägt sie dazu bei, rollenspezifisch die richtigen Daten und Informationen bereitzustellen, die Mitarbeitererfahrung zu verbessern, Reibungsverluste zu reduzieren und die Gesamtproduktivität des Unternehmens zu steigern.  

Im Wesentlichen bietet ein optimierter digitaler Arbeitsplatz den Mitarbeitern ein Ökosystem aus Tools für die Zusammenarbeit im Homeoffice – ganz gleich, ob es sich dabei um eine reine Remote-Arbeit oder um ein hybrides Modell handelt. Dadurch werden folgende Vorteile ermöglicht:

• Reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern an verschiedenen Standorten. 
• Durch digitale Technologien gesteigerte Effizienz und Produktivität. 
• Digitale Transformation und Innovation in allen Betriebsbereichen. 
   

Es gibt hierfür keine einheitliche Strategie oder einen „Goldstandard“. Jede Organisation muss die Optimierung unter Berücksichtigung der Besonderheiten ihres eigenen digitalen Arbeitsplatzes angehen. Einer der wichtigsten Grundsätze ist jedoch die Beseitigung digitaler Reibungspunkte, wodurch unter anderem Entscheidungsmüdigkeit, technische Schwachstellen, Entfremdung der Mitarbeiter und Datenschutzrisiken vermieden werden.  

Hier sind fünf Möglichkeiten, wie Sie Reibungsverluste in Ihrem digitalen Arbeitsplatz beseitigen können:

Der Begriff „Digital Friction“ beschreibt den unnötigen Aufwand, den Mitarbeiter bei der Interaktion mit Technologie am Arbeitsplatz betreiben müssen. Diese Reibung äußert sich in verschiedenen Formen, beispielsweise in zusätzlichen Schritten, die zur Erledigung von Routineaufgaben erforderlich sind, in der Notwendigkeit, zwischen mehreren Anwendungen zu wechseln, um auf Informationen zuzugreifen, sowie in komplizierten Arbeitsabläufen, die von der eigentlichen Arbeit ablenken.

1. Identitäts- und Zugriffskontrollen

Das vorrangige Ziel des Identitäts- und Zugriffsmanagements (IAM) besteht darin, autorisierten Personen einen nahtlosen Zugriff auf Ihren digitalen Arbeitsplatz zu ermöglichen. Mit Tools wie Single Sign-On können sich Mitarbeiter nur einmal anmelden und auf alles zugreifen, was sie für ihre Rolle benötigen. Dies muss mit den Sicherheitsanforderungen in Einklang gebracht werden, und viele Dienste nutzen zu diesem Zweck den bedingten Zugriff – d. h. durch die Überprüfung von Faktoren wie dem Standort des Geräts.  

2. Datenschutz und Governance

Das Thema Datenschutz bedarf keiner weiteren Einführung. Es wurde uns in den letzten Jahren durch gesetzliche Initiativen wie die EU-DSGVO immer wieder vor Augen geführt. Eine gute Daten-Governance trägt jedoch dazu bei, Reibungsverluste zu beseitigen, indem sie durch Lösungen wie die Kennzeichnung vertraulicher Daten und bedingte Zugriffsregeln unnötige Hindernisse beim Zugriff auf Daten und Informationen abbaut. Dies geht Hand in Hand mit rollenbasierten Zugriffskontrollen und ist für einen optimierten digitalen Arbeitsplatz unverzichtbar.  

3. Wohlbefinden der Mitarbeiter

Bei digitalen Arbeitsplätzen sollte es nicht nur um … nun ja, Arbeit gehen. Sie fungieren als zentraler Kontaktpunkt zwischen einem Unternehmen und seinen Mitarbeitern, und als solcher stehen Tools zur Verfügung, mit denen Informationen über das Wohlbefinden der Mitarbeiter gesammelt werden können. Diese ermöglichen nicht nur eine bessere Unterstützung durch das Management für hybride und Remote-Mitarbeiter, sondern befähigen die Mitarbeiter auch dazu, ihre Arbeitsabläufe selbst zu steuern und zu optimieren.  

4. Device von Device

IT-Führungskräfte sollten einen umfassenden Überblick über die Unternehmensgeräte haben, die die Mitarbeiter für ihre Arbeit nutzen. Dies ist nicht nur aus Sicherheitsgründen wichtig, um sicherzustellen, dass Protokolle, Updates und Patches ordnungsgemäß funktionieren, sondern auch, um Einblicke zu gewinnen.  

Device liefern Ihnen zahlreiche Erkenntnisse darüber, wie Mitarbeiter den digitalen Arbeitsplatz nutzen, und ermöglichen es Ihnen so, die Leistung zu optimieren, die Ressourcenzuweisung zu verbessern und Kosten zu steuern. Erwägen Sie außerdem, mehr IT-Self-Service- und Selbstheilungsfunktionen bereitzustellen, damit Mitarbeiter Verantwortung für ihre technische Umgebung übernehmen können – beispielsweise durch die Ermöglichung von Software-Downloads, um langwierige Genehmigungsprozesse zu vermeiden.  

5. Weiterbildung und Entwicklung

Als die Welt im Jahr 2020 auf Homeoffice umstellte, gingen viele Unternehmen davon aus, dass sich ihre Mitarbeiter darin wie Fische im Wasser zurechtfinden würden. Das konnte natürlich unmöglich der Fall sein. Nicht jeder ist technisch versiert, und digitale Arbeitsumgebungen können für diejenigen, die es nicht sind, ausgrenzend wirken. Finden Sie Wege, Schulungen und Weiterbildungen mit Schwerpunkt auf Ihrer digitalen Arbeitsumgebung zu integrieren, um gleiche Voraussetzungen zu schaffen und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter das volle Potenzial dieser Umgebung ausschöpfen können.  

Sind Sie bereit, Ihren digitalen Arbeitsplatz zu optimieren?
Wenn man an die Optimierung des digitalen Arbeitsplatzes denkt, richtet sich der Fokus natürlich auf die finanziellen Aspekte – die wir in einem kürzlich erschienenen Artikel behandelt haben –, doch die Optimierung Ihres digitalen Arbeitsplatzes insgesamt kann eine ganze Reihe langfristiger Vorteile mit sich bringen.  

Die Optimierung Ihres digitalen Arbeitsplatzes – indem Sie sicherstellen, dass er mobil und anpassungsfähig ist, regelmäßig aktualisiert wird, um mit dem sich wandelnden Tempo der Unternehmensziele Schritt zu halten, und für alle zugänglich ist – trägt nicht nur zu erheblichen Kosteneinsparungen bei, sondern verbessert auch die allgemeine Mitarbeitererfahrung, das Engagement, die Produktivität und letztlich das Kundenerlebnis. 

Wenn Sie noch nicht genau wissen, wo Sie mit Ihrer Optimierung beginnen sollen, warum arbeiten Sie dann nicht mit den Experten von Getronics zusammen? Wir sind ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich der digitalen Transformation, und es ist unsere Mission, Ihr Geschäftspotenzial mit unseren leistungsstarken Technologielösungen zu maximieren.

Mit einem Team von mehr als 4.000 Spezialisten in 22 Ländern sind wir in der einzigartigen Lage, umfassende digitale End-to-End-Dienstleistungen anzubieten, die das Wachstum vorantreiben, Kosten senken und echte, messbare Erfolge erzielen.

Wenn es für Ihr Unternehmen an der Zeit ist, sich weiterzuentwickeln, wenden Sie sich noch heute an einen Getronics und starten Sie Ihre digitale Transformation.