5 unverzichtbare Elemente am digitalen Arbeitsplatz

Als Antwort darauf schlägt Stephen Homer Getronicsvor, den Blick etwas zu erweitern: weg von Anbietern und Apps hin zu den übergeordneten Funktionen und Methoden, die der digitale Arbeitsplatz heute benötigt, um produktiv zu bleiben. Er ist der Ansicht, dass in den nächsten ein bis zwei Jahren fünf Schlüsseltechnologien – einige davon bereits bekannt, andere noch im Entstehen begriffen – nicht mehr nur „nice-to-haves“, sondern unverzichtbare Bestandteile des digitalen Arbeitsplatzes sein werden. 

Manche werden dem zustimmen. Andere sind vielleicht gar nicht als notwendig erkannt worden. Und mindestens eines davon ist ein weitgehend neues Konzept, dessen Marktposition sich noch herausbildet. Eines ist klar: Es ist nicht dieselbe Liste wie vor zehn (oder sogar zwei) Jahren. 

Lassen Sie uns gleich loslegen – angefangen mit einem Punkt, der völlig unumstritten ist.

Cloud-Verbindungen werden zu Cloud-Arbeitsbereichen

Jeder Arbeitnehmer muss vernetzt sein – und diese Aufgabe ist weitgehend erledigt. Die Breitbandverbindungen zu Hause haben zwei Jahre lang sowohl geschäftliche Zoom-Meetings tagsüber als auch Netflix am Abend problemlos bewältigt; dank flächendeckendem WLAN konnten die Menschen vom Küchentisch aus genauso problemlos arbeiten wie vom Gästezimmer aus. Doch während wir uns auf eine Welt nach der Pandemie zubewegen, wird die Cloud zu mehr als nur einer Frage der Konnektivität.

Bislang deutet alles darauf hin, dass nur ein Drittel der Büroangestellten wieder Vollzeit an ihren Schreibtisch zurückgekehrt ist. Ein weiteres Drittel verbringt dort nur vereinzelt einen Tag. Und bis zu einem Drittel wird möglicherweise gar nicht mehr zurückkehren. Doch all diese Menschen benötigen – und verdienen – den gleichen Zugang zu Anwendungen, Daten und Support. Das bedeutet, dass ein vollwertiger, cloudbasierter Arbeitsbereich unsere oberste Priorität für die neue Welt ist.

Ein Cloud-Arbeitsbereich ist mehr als nur eine globale Dienstleistung in Form von „Apps in der Cloud“. Das ist zwar der Anfang, doch ein echter Cloud-Arbeitsbereich bietet ein Erlebnis, das dem einer physischen Unternehmenszentrale entspricht: ein gemeinsamer Raum, in dem Menschen interagieren, Informationen austauschen, spontane Teams bilden und ihre Arbeit erledigen. Mit anderen Worten: Die Arbeit fühlt sich wie das gemeinsame Unterfangen an, das sie ist – mit einem unternehmensweiten gemeinsamen Verständnis, das auf denselben Ideen und Informationen basiert. Und es sollte keine Rolle spielen, wie sie sich damit verbinden oder welches Gerät sie dafür nutzen – genauso wenig wie es eine Rolle spielt, ob man im „physischen“ Büro einen grauen oder einen blauen Anzug trägt.

Das ist unser erstes Muss: die Weiterentwicklung von Cloud-Diensten hin zu gemeinsamen digitalen Arbeitsbereichen, auf die von jedem Gerät aus und zu jeder Zeit zugegriffen werden kann. Um das Potenzial voll auszuschöpfen, bedarf es jedoch einer neuen Herangehensweise an das wertvollste Gut überhaupt: die Teamarbeit.

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In diesem whitepaper, verfasst vonNitin Bhudia, Leiter des Bereichs Service Management & Engineering, beleuchten wir einige der wichtigsten Wegbereiter für den digitalen Arbeitsplatz und stellen Anwendungsfälle sowie praktische Einsatzbeispiele vor, mit denen Sie Ihre digitalen Mitarbeiter besser unterstützen können.

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Zusammenarbeits- und Kommunikationsdienste auf höchstem Niveau

250 Millionen Menschen nutzen Microsoft Teams – vor nur wenigen Jahren waren es noch 17 Millionen. WhatsApp wird für geschäftliche Zwecke genutzt, und die Bedeutung des Begriffs „Zoom“ hat sich gewandelt. Mittlerweile haben sich alle an virtuelle Besprechungen gewöhnt, auch wenn diese mit einer gewissen Bildschirmmüdigkeit einhergehen.

Und genau das ist der entscheidende Punkt. Damit die Tools für Zusammenarbeit und Kommunikation, die 80 % der Mitarbeiter nutzen, auch im nächsten Jahrzehnt effektiv bleiben, müssen sie weiterentwickelt werden.  Denn bei Produktivität geht es um mehr, als nur Menschen auf einem Bildschirm zu sehen. Denken Sie an den zusätzlichen emotionalen Aufwand, der nötig ist, um sich in einem Videoanruf verständlich zu machen, und an die Energie, die das kosten kann, wenn man das vier, fünf oder sogar ein Dutzend Mal am Tag tut. (Psychologen nennen das „emotionale Arbeit“.) Das ist für Unternehmen nicht nachhaltig – und auch nicht gut für die Gesundheit ihrer Mitarbeiter.

Kommen wir also zu unserem nächsten Punkt: der Vorstellung, dass Arbeit mehr ist als nur Kommunikation. Es geht um gemeinsame Gestaltung. Das Gefühl, dass durch die eigenen Bemühungen etwas Nützliches entsteht. Reden allein reicht nicht aus; großartige Ideen entstehen aus guten Beziehungen und gemeinsamen Erfahrungen.

Deshalb scheint dieses Team im Besprechungsraum geradezu vor Energie zu sprühen, während die Teilnehmer auf Flipcharts kritzeln und überall Post-its ankleben. Es ist das Bewusstsein, dass alle um 5 Uhr morgens aufgestanden sind, weil es ihnen wichtig war, einen Beitrag zu leisten. Es ist sogar die Pizza, die sie gemeinsam essen, wenn die letzte Folie fertig ist. 

Das nächste Must-Have wird zwar keine Pizza liefern … noch nicht. Aber es wird das gemeinsame Verständnis und die gemeinsame Kultur, die traditionell im Büroalltag gediehen sind, stärker nachbilden. Das bedeutet immersivere Umgebungen, die die Anwesenden im Besprechungsraum mit den weit verstreuten Homeoffice-Mitarbeitern in einem einzigen Raum der Zusammenarbeit zusammenbringen, ohne dass sich die Remote-Mitarbeiter benachteiligt fühlen. 

Zusammenfassend bedeutet dies intuitivere Anwendungen, Videos in höherer Qualität, intelligentere Whiteboard-Funktionen und eine optimierte Dokumentenfreigabe. Dazu könnte auch vollwertige VR (Virtual Reality) gehören. Und da mehr „Kommunikationshinweise“ zur Verfügung stehen, wird die Arbeit für die Mitarbeiter weniger anstrengend sein – was bedeutet, dass sie zufriedener und produktiver sein werden. Das ist echt klasse.

Von „Light Touch“ zu „Zero Touch“ in der IT

Das Cloud-Service-Modell hat die Situation zwar erheblich verbessert, doch ein Großteil des IT-Supports dreht sich nach wie vor im endlosen Kreislauf der Frage: „Haben Sie schon mal versucht, das Gerät aus- und wieder einzuschalten?“ Und das muss sich ändern – deshalb ist unser drittes Must-Have für das kommende Jahrzehnt die Zero-Touch-IT.

Beim „Zero-Touch“-Modell erfolgt der Support, ohne dass der Endnutzer davon etwas mitbekommt – und ohne dass der freundliche IT-Mitarbeiter vor Ort sein muss. Die Geräte werden bereits ab Werk mit sämtlicher Software und allen Diensten ausgestattet und stehen dann beim Einschalten entsprechend der Rolle und den Berechtigungen des jeweiligen Nutzers zur Verfügung. Im Idealfall meldet sich der Nutzer einmal an und hat sofort Zugriff auf alle Ressourcen, die er benötigt. 

(Und sollte doch einmal ein Problem auftreten, kann es direkt vor Ort gelöst werden – manchmal sogar, bevor es überhaupt entsteht. Denn dank Analysen auf Netzwerkebene und prädiktiver Modellierung lassen sich Probleme schon lange vorher erkennen und beheben, noch bevor der Nutzer überhaupt daran denkt, ein Trouble-Ticket zu erstellen.)

Beim „Zero-Touch“-Ansatz muss der Endnutzer möglicherweise nie mit einem Techniker sprechen oder sich mit ihm treffen. Der Techniker ist jedoch weiterhin im Hintergrund im Einsatz und sorgt aus der Ferne dafür, dass alles reibungslos läuft.

Integrierte Sicherheit, Datenschutz und Compliance

Die Notwendigkeit, Anwendungen und Daten zu schützen, steht außer Frage. Doch da sich unsere Arbeitsweise verändert hat, müssen sich auch die Sicherheitsmodelle entsprechend anpassen. Und das ist unser viertes Muss: Datensicherheit, Schutz der Privatsphäre und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, vereint in einem einzigen, integrierten Ganzen.

Bei herkömmlichen Sicherheitslösungen (wie bei den meisten VPNs) werden Authentifizierung und Anmeldung über das Center geleitet. Das ist vergleichbar mit Dorfbewohnern im mittelalterlichen Europa, die sich zum Schloss begeben: eine zentrale Autoritätsinstanz, an die sich alle wenden müssen. Doch wie in der feudalen Gesellschaft gibt es auch bei diesem Modell Probleme. Es lässt sich nicht gut skalieren und erfordert zusätzliche Ressourcen im Kern. Es basiert eher auf der Authentifizierung des Geräts als der Person, was böswilligen Akteuren den Weg ebnet, Schlüssel und Passwörter zu missbrauchen. Vor allem gilt: „Einmal drin, immer drin“ – eine einzige Sicherheitslücke reicht aus, damit sich die Black-Hat-Hacker im gesamten Netzwerk frei bewegen können.

Der moderne Ansatz ist ZTNA, kurz „Zero Trust Network Access“. Und das ist unser viertes Muss. Anstatt die Authentifizierung im Kern durchzuführen, erfolgt die Authentifizierung bei ZTNA am Rand: am Rand der Burg, nicht im Thronsaal. Dieses Modell lässt sich weitaus besser skalieren und – was noch wichtiger ist – basiert auf Rollen und Regeln: Es autorisiert die Person statt ihres Geräts und gewährt nur Zugriff auf die Apps und Daten, die sie benötigt. Dies bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich. Compliance-Vorgaben können beispielsweise verlangen, dass ein Mitarbeiter dieses Dokument einsehen darf, jenes jedoch nicht, oder dass er das Dokument zwar einsehen darf, jedoch nur innerhalb der Office-Suite und nicht, wenn er von zu Hause aus arbeitet. Dies kann als dauerhafte Richtlinie für eine bestimmte Position festgelegt werden. Selbst wenn ein Hacker eindringen sollte, beschränkt sich seine Beute auf eine winzige Teilmenge der Unternehmensressourcen – die über verschlüsselte Tunnel zugänglich sind und für seine bösartige Malware meist gar nicht sichtbar sind. Damit wird ZTNA zur Zukunft. Alles spielt sich am Perimeterzaun ab.

Ein völlig neues Niveau an Mitarbeitererfahrung und -engagement

Unser letztes Must-Have betrifft eine Softwarekategorie, die so neu ist, dass die meisten Unternehmen noch nicht einmal davon gehört haben. Sie wird zunehmend als EXP bezeichnet: Employee Experience.

Einfach ausgedrückt: EXP gibt das zurück, was das Arbeiten im Homeoffice nimmt – die lebhafte Atmosphäre im Büro, die spontanen Gespräche, die zufälligen Begegnungen auf den Fluren und in den Aufzügen. Es geht darum, einen Weg zu finden, das geschäftige Treiben des Büroalltags in einer digitalen Erfahrung nachzubilden, auch wenn niemand im Büro ist. 

Warum ist das nützlich? Weil sich Kultur nicht an Leitbildern und Anordnungen der Geschäftsleitung orientiert. Sie zeigt sich im Unausgesprochenen und Impliziten, in den subtilen sozialen Signalen, die Mitarbeiter von den Menschen um sie herum aufnehmen. Ihre Kleiderordnung mag zwar leger sein – aber hat jemand den Neuen, der gerade in einem Anzug aus der Savile Row aufgetaucht ist, darauf hingewiesen? Wird sich ein ordnungsliebender Mensch in einer überaus kreativen Abteilung voller unordentlicher Schreibtische wohlfühlen?

In der Atmosphäre eines Büros lernen die Menschen, miteinander auszukommen und herauszufinden, wie die Dinge laufen. Vieles davon steckt in den kleinen Details. Deshalb ermöglicht die EXP-Software „Kleinigkeiten“ wie einen Mitarbeiter-Chat, Bedienungsanleitungen und Informationen darüber, was heute in der Kantine auf dem Speiseplan steht. Es sind diese kleinen Dinge, die aus einer Gruppe von Einzelpersonen ein Team machen, in dem sich alle wohlfühlen. 

EXP bietet noch einen weiteren Vorteil, der manchmal als „soziale Kennzahlen“ bezeichnet wird. Wenn Führungskräfte erkennen können, wer produktiv ist und wer Schwierigkeiten hat, hilft ihnen das bei Entscheidungen – von Gehaltsgesprächen bis hin zu Schulungsplänen. Anhand der Leserzahlen einer Mitteilung des Vorstandsvorsitzenden lässt sich überprüfen, inwieweit eine neue Regel verstanden wurde. Natürlich erfordert dies ein sehr, sehr sorgfältiges Gleichgewicht: Es ist ein schmaler Grat zwischen hilfreichem Eingreifen und regelrechtem „Big-Brother“-Verhalten. Doch die Möglichkeiten von EXP sind enorm – daher ist es unser letztes „Must-have“.

Fazit: Eine Zukunft voller Chancen

Tools und Anwendungen für diesen digitalen Arbeitsbereich der Zukunft gibt es bereits heute – und Getronics Ihnen dabei helfen, sich darin zurechtzufinden. Denn genau das ist unser Geschäft: Wir ermöglichen es Ihnen, in einer Welt und an einem Arbeitsplatz, die sich für immer verändert haben, erfolgreich zu sein. Dabei geht es ebenso sehr darum, Beziehungen zwischen Menschen zu fördern, wie ihnen die Kommunikation zu ermöglichen. Wenn Sie bereit sind, kontaktieren Sie Getronics .